Какие функции финансовые директора передают машине и почему не у всех это получается с первого раза
Какие функции финансовые директора передают машине и почему не у всех это получается с первого раза
14 апреля 2020

Какие функции финансовые директора передают машине и почему не у всех это получается с первого раза

Что давно уже не делают руками в финансовой службе и как получить не просто программу, а пользу для бизнеса в срок и в рамках бюджета. И главное — какие навыки развивать финансистам, чтобы машина не лишила их работы.

«Cкоро эта профессия будет не то что не нужна, количество их будет сокращаться» — такой приговор бухгалтерам вынес министр финансов Антон Силуанов. Всему виной — новые технологии и автоматизация процессов в финансовой службе.

Сегодня 65 процентов компаний инвестируют в автоматизацию финансовых функций, а еще 17 процентов планируют. Это подтверждает исследование компании «Делойт». Часть организаций шагнули еще дальше: они активно используют искусственный интеллект и машинное обучение.

Кажется, что среднего бизнеса это не касается. Максимум — настроить управленческий учет и собирать традиционные отчеты. Да и коллектив против инноваций: «Если научить машину все делать за нас, работы для нас не останется».

На самом деле все наоборот. Сегодня главное оружие в борьбе среднего бизнеса за место на рынке — технологии. Финансистам тоже выгодно как можно быстрее переходить на «ты» с технологиями. Ведь все больше работодателей отказывают соискателю, если он не автоматизировал процессы, не писал ТЗ или не тестировал новые возможности программ.

Мы выяснили, какие финансовые функции автоматизируют коллеги, а какие планируют и как используют инновационные технологии.

Какие функции коллеги передают машинам

Редакция провела исследование и узнала у финансовых директоров средних российских компаний о текущем уровне автоматизации. Функции можно разделить на три группы: то, что уже никто не делает руками, то, что сейчас активно внедряют коллеги, и неочевидные точки роста — те процессы, которые пока что автоматизировали единицы, но планируют многие.      

План-минимум. На первом месте — выгрузка платежных поручений в банк напрямую из учетной программы. Это экономит время и повышает финансовую безопасность. Ведь в последние несколько лет многие компании пострадали от вирусов, которые подменяют реквизиты в выгруженных в компьютер платежных файлах.

Также большинство коллег с помощью доработок программ уже успешно согласовывают платежи и формируют заявки на оплату и платежный календарь. Ровно половина коллег автоматизировали план-факт анализ и расчет БДР и БДДС.

Продвинутый уровень. По данным исследования журнала, единственная функция, которую прямо сейчас автоматизирует большинство коллег, — сбор данных для бюджетов. Алгоритм создания бюджетной заявки напоминает согласование платежей, но он намного сложнее. В бюджетных заявках много аналитик, нужно не только автоматизировать процесс, но и написать понятные инструкции для пользователей.

Новые точки роста. Внезапный интерес коллеги проявляют к автоматической оценке эффективности сотрудников и расчету премий: 41 процент коллег планирует автоматизировать этот процесс, 34 — уже приступили.

Прогнозировать отдельные показатели бюджета с помощью машины в ближайшее время планируют 38 процентов коллег. Уже внедрили решение всего 9 процентов. Автоматически нормировать статьи расходов хочет 31 процент ваших коллег.

Какие технологии внедряют коллеги

Компания «Делойт» провела опрос финансовых директоров средних и крупных российских компаний. Результаты исследования показали, какие инновационные технологии уже используют или планируют внедрить коллеги.

Передовые ERP-системы, такие как CRM, SAP и т. д., занимают первое место. Их уже внедрили 70 процентов российских компаний, еще 17 — планируют.

Автоматизация бизнес-процессов. Отдельные бизнес-процессы полностью автоматизировали больше половины коллег, еще 23 процента планируют. Полную автоматизацию цепочки бизнес-процессов провели 38 процентов опрошенных, 15 — рассчитывают реализовать такую задачу в ближайшее время.

Обработка больших данных (Big Data). Сегодня это привычный для многих компаний способ спрогнозировать расходы, объем продаж или даже текучесть кадров. В конце 2019 года 38 процентов коллег уже активно использовали большие данные в работе. Причем в первом полугодии их применял всего 21 процент. Еще 15 процентов собираются освоить технологию в 2020 году.

Машинный интеллект. Новый тренд, его популярность растет все активнее. Если в первом полугодии 2019 года его применяли всего 11 процентов компаний, то во втором — уже 32, еще 8 процентов планируют. Искусственному интеллекту сегодня доверяют даже в самых консервативных отраслях, например в сельском хозяйстве.

Роботы. Их пока внедрили всего 13 процентов коллег, но планируют 22. Роботы — относительно дешевый способ освободить специалистов от рутины. Основная суть — машина делает то же, что и человек, нужно просто прописать алгоритм.

Например, научить робота проверять почту, распознавать запросы на акты сверки или первичку, формировать в программе нужный документ и отправлять в ответ.

Как стать экспертом автоматизации, который нужен всем даже в кризис

Автоматизация неизбежна — с этим нужно смириться. Машине передадут рутинные операции, но людей, которые принимают решения и знают, как цифровизовать процессы, никто не заменит. Чтобы быть востребованным на рынке труда, нужно иметь в резюме как минимум несколько успешных проектов автоматизации. Лучше всего — в роли ключевого заказчика. Особенно ценятся специалисты, которые обладают know how, то есть знают, как получить не просто программу, а реальную пользу в срок, не разорив при этом компанию. Пока только трети коллег удается удержаться в рамках бюджета.

У экспертов по IT-инновациям и управлению изменениями мы узнали, как не повторить судьбу компаний, которые на годы застревают в бесперспективных проектах, переплачивают и не получают нужного результата. Считать, что такая ситуация данность, с которой нужно просто смириться, — большая ошибка.

Прежде чем начинать, убедитесь, что дозрели. Девяноста два процента финансовых директоров признают: после старта проекта они поняли, что нужно сперва доработать текущие прооцессы и программы, прежде чем внедрять что-то новое. Пяти процентам пришлось буквально полностью перестроить процессы, чтобы проект в принципе стал возможен.

Эксперты, которые помогают внедрять инновации, рассказывают: компании редко понимают, какими данными они уже располагают и что им на самом деле нужно от автоматизации. Большинство считает, что эффективное решение — дорогое решение, а небольшая компания не может быть IT-зрелой. Но сегодня дело уже не в деньгах, которые компания готова вложить в автоматизацию, а в мышлении. Вы можете использовать простую программу, но быть гораздо более IT-зрелым, чем ваши конкуренты, которые вкладывают миллионы в новые технологии.

Не пытайтесь «перепрыгнуть» часть этапов и сразу перейти с работы в Excel к полномасштабной цифровизации. Начните с аудита процессов, сбора данных, которые у вас уже есть, и IT-стратегии. Пусть она будет простой и даже примитивной, главное, чтобы она увязывалась с основной стратегией компании. Только тогда автоматизация будет решать реальные проблемы бизнеса, а не жить своей жизнью. В стратегии опишите поэтапно, какие блоки автоматизации хотите реализовать, примерные сроки и, главное, какого бизнес-эффекта вы ожидаете.

Специалисты считают: чтобы построить достоверный прогноз, нужно копить данные минимум пять лет, если нет аномалий на рынке. Если планируете проекты с машинным интеллектом или Big Data, включите в IT-стратегию список показателей, которые хотите рассчитывать. Лучше всего сразу разложить их на основные драйверы и прописать источники. Так вы поймете, какие данные у вас уже есть, а какие еще предстоит накопить. Основа цифровизации — это массив данных, база, которая достоверна и постоянно пополняется — один раз в день или в час. С точки зрения финансов любая ERP-система и выступает этой базой.

Не отдавайте проект IT-подразделению. Разработчики делятся опытом: если проект курирует не будущий пользователь, то есть кто-то из финансистов, а IT-подразделение — это самый плохой вариант. Если повезет, проект реализуют, превысив сроки минимум вдвое. Но в большинстве случаев он просто не взлетит, и в конце концов его забросят.

Распределите задачи на старте проекта. Роль IT — обеспечить инфраструктуру, выбрать подрядчика, позаботиться, чтобы все инновации успешно «подружились» с существующими программами. Методологию должен контролировать будущий пользователь.

Научитесь говорить с IT на одном языке. Заказчики, которые не погружаются в IT-технологии и не разбираются до деталей в ТЗ, обычно повторяют судьбу водителей-новичков в центре техобслуживания. Копеечные проблемы обходятся им во многие тысячи. Многие разработчики пользуются тем, что заказчик «не в теме», и это главная причина, из-за которой компании выходят за рамки бюджета. Разработчик может «не заметить» ошибки или неточности в ТЗ, ведь описание продукта — ответственность заказчика. Фактически больше чем в половине случаев ТЗ пишет разработчик. Чтобы доработать программу, нужно подписать новое соглашение, а это дополнительные расходы.

Если вы внедряете небольшой блок с минимумом индивидуальных решений, то договаривайтесь с разработчиком о фиксированной, а не почасовой оплате. Хороший разработчик, как правило, соглашается на это, если речь идет о типовом проекте, аналоги которого он уже реализовывал не раз.

В более крупных проектах требование почасовой оплаты может быть вполне справедливым — доработок будет много. В таком случае варианта два. Либо самостоятельно погрузиться в тематику. Поможет «Финансово-It-шный разговорник». Либо привлечь стороннего посредника — эксперта с финансовым бэкграундом и глубокими знаниями IT, у которого одним из KPI будет крайний срок проекта. Важно, чтобы это был человек, которому вы полностью доверяете. Чтобы специалист не разглашал коммерческие тайны, включите соответствующий пункт в договор с ним. Но защитить от сговора с IT-разработчиками сможет только порядочность вашего доверенного лица. Лучше всего, чтобы это был подчиненный, нацеленный на карьерный рост.

Управляйте мелкими и крупными проектами по-разному. Небольшими проектами по автоматизации отдельных функций, например бюджетирования, эффективнее управлять по методике Agile. Проводите реперные встречи минимум один раз в две недели, где будете обсуждать с разработчиками не столько ТЗ, сколько прототип системы, тестировать функции, добавлять пожелания. Если вы просто отпустите разработчиков с ТЗ на несколько месяцев, а потом будете принимать результаты, проект, скорее всего, пройдет не одну итерацию и затянется.

Совсем другой подход нужен к масштабным автоматизациям, где задействовано два блока и более. Слишком много задач и деталей, формат Agile не удержит от хаоса такой проект. Здесь упор лучше делать на подробное ТЗ, максимально детализировать сроки.

Трезво оценивайте загрузку и освободите нужных людей заранее. Заказчиков и кураторов проектов часто очень сложно отвлечь от операционных задач. То закрытие года, то защита бюджета: «Давайте через неделю». Проект затягивается, расходы растут. Чтобы этого избежать, за полгода до старта определитесь, кто из подчиненных будет участвовать в проекте. Наймите новых сотрудников, которые будут выполнять часть операционных задач специалистов, чтобы те могли спокойно заняться автоматизацией.

Статья подготовлена при участии Алексея Устинова, директора по развитию бизнеса компании GMCS.

Источник: Журнал «Финансовый Директор», 2020


Назад