Внедрение информационных систем для эффективного управления складом

В России за последние годы значительно повысился уровень автоматизации торговых предприятий. 

На этом фоне необходимо отметить растущий интерес этих предприятий к специализированным решениям, таким, как SCM-системы (Supply Chain Management) для управления цепочками поставок, позволяющих решать все задачи по управлению перемещением товара от источника происхождения до потребителя.

Как правило, при движении по SCM-цепочке товар проходит через несколько складских объектов. Существует целый класс SCM-подсистем, призванных решать именно задачу управления складом. Такие подсистемы получили название WMS (Warehouse Management System). В общем смысле под WMS понимается аппаратно-программный комплекс, обеспечивающий эффективное управление размещением и перемещениями товаров на складе. Кроме того, за этой аббревиатурой зачастую скрывается также и технология выполнения складских операций, включая работу со штрих-кодами и радиочастотными идентификаторами (RFID).

Сегодня, по оценкам российских компаний, специализирующихся на внедрении подобных систем, в мире существует порядка 300 WMS, из которых на российском рынке представлено не более 12, российских разработок – около 10.

WMS не только выполняет учетные функции, но и позволяет анализировать задачи, стоящие в очереди на выполнение, «выдавая» сигнал складскому персоналу о необходимости реализации наиболее приоритетной задачи. В частности, WMS-система должна обеспечивать оптимизацию маршрутов движения погрузочно-транспортного оборудования, а также формирование задания для персонала с учетом его оптимальной загрузки: кому, что и когда нужно сделать, где и какой товар разместить, в какой последовательности производить сбор и отгрузку заказов. При этом должны учитываться и ограничения по срокам годности, по весу, по совместимости отдельных товарных позиций и т.п.

Еще одной важной функцией WMS является биллинг, т.е. автоматизированный расчет стоимости (себестоимости) хранения, основанный на текущем учете загрузки ячеек. Эта функция особо актуальна для компаний, предоставляющих услуги временного хранения товаров сторонним грузовладельцам, так называемым 3PL-операторов. Кроме того, с ее помощью можно подсчитать стоимости оказанных грузовладельцам услуг по обработке товаров (механизированная и ручная погрузка-разгрузка, дозаморозка и т.п.).

Очевидно, что без грамотно разработанной бизнес-модели функционирования склада невозможна эксплуатация подобного аппаратно-программного комплекса. Бизнес-модель создается на основе глубокого анализа специфики деятельности предприятия, поэтому WMS должна обладать достаточной гибкостью в настройке, чтобы максимально ее учитывать. Это относится и к западным, и к отечественным системам, представленным на рынке. 

Существование типового подхода к организации хранения на распределительных складах (четырех координатная система с проходами, стеллажами, полками и местами, наличие зон приемки, отгрузки, комплектации, использование поддонов стандартных размеров, конечное число стандартов штрихового кодирования) дает возможность адаптации любой универсальной WMS-системы к бизнес-модели конкретного склада. Такой подход позаимствован у западных разработчиков, поэтому идея об адаптации именно западной системы приходит в первую очередь. Вместе с тем возникает вопрос об экономической целесообразности и оценке эффективности внедрения.

При выборе системы можно оперировать величиной затрат на внедрение в целом, которая складывается из следующих показателей: 

• затраты на анализ и оценку предлагаемых решений; 
• стоимость приобретаемых лицензий на программное обеспечение (ПО), которая зависит от числа пользователей и функционального состава системы; 
• стоимость дополнительно приобретаемого аппаратного обеспечения (рабочие станции, серверы, лицензии на операционные системы и вспомогательное программное обеспечение); 
• стоимость дополнительно приобретаемого складского оборудования (сканеры штрих-кода, термопринтеры, RF-считыватели, RF-метки и т.п.);
• затраты на внешний консалтинг (проведение обследования, разработка технического проекта, доводка системы под бизнес-процессы заказчика, настройка и пилотное тестирование системы, обучение пользователей, поддержка в проведении тестовой и промышленной эксплуатации); 
• затраты на внутренний консалтинг (оплата труда и материальное стимулирование сотрудников рабочей группы);
• затраты на интеграцию WMS с существующими программными продуктами (с ERP-системой, с ПО поставщиков товара, с которыми ведется обмен данными в режиме онлайн). 

При подсчете суммы совокупных затрат и принятии решения о внедрении следует руководствоваться следующими принципами, которые являются результатом обобщения практики внедрения систем управления консультантами: 

• соотношение затрат на внешний консалтинг по отношению к стоимости ПО составляет примерно 0,8-1,2; 
• в большинстве случаев первоначально запланированный бюджет проекта по факту превышен на величину до 15%. 

Это может быть связано с неправильной оценкой сроков внедрения, выявлением в ходе тестовой эксплуатации дополнительных требований к функциональности системы, инертностью персонала при переходе на новую систему. При ее внедрении важно правильно оценить риски и учитывать их в бюджете проекта; успех внедрения системы зависит от подготовленности и уровня мотивации в рабочей группе, создаваемой в рамках проекта. Хорошо подготовленная и мотивированная рабочая группа является также основой для дальнейшего правильного функционирования системы на предприятии. По этой причине необходимо включить в бюджет проекта затраты на поощрение собственных сотрудников, входящих в состав рабочей группы; приобретая универсальную систему, придется смириться с мыслью о том, что часть ее функциональности никогда не будет использована; средний срок внедрения систем среднего по стоимости класса с учетом адаптации под бизнес-модель предприятия составляет 4-5 месяцев. Если поставщик решения предложит более короткие сроки внедрения, для этого должны быть веские основания (допустим, подобное решение уже было внедрено на предприятии со схожей бизнес-моделью, что представляет собой уже своего рода тиражирование продукта); цена системы и услуг по ее внедрению является предметом переговоров. Это неотъемлемая часть того, что поставщики подобных продуктов называют «индивидуальным подходом к клиенту». 

Практика внедрения и эксплуатации WMS в России показывает, что срок окупаемости проекта не превышает 1,5-2 года, а ощутимый эффект достигается значительно быстрее: в 1,5-2 раза сокращается время, затрачиваемое на приемку, комплектацию, отгрузку заказов; до 99% повышается точность выполнения заказов; в 2-2,5 раза уменьшается численность персонала; значительно снижаются потери, связанные со сроком годности или условиями хранения; увеличивается ассортимент товара за счет повышения точности работы; сокращаются издержки, связанные с простоями. 

Нельзя не принимать во внимание и изменение качественных показателей, заключающееся в повышении общего уровня квалификации персонала и улучшении дисциплины. Следует отметить и удобства от практического использования аналитического блока WMS для целей оперативного управления складом. Все без исключения системы имеют набор стандартных отчетов:

• отчет по наличию товаров по местам хранения;
• отчет по числу различных типов операций, выполненных за указанный период;
• отчет по оборачиваемости отдельных ячеек;
• отчет по оборачиваемости отдельных товарных позиций;
• отчет по незавершенным заказам и т.п.

Возможность практически моментально получать подобные отчеты позволяет оперативно принимать управленческие решения и сделать управление в целом более эффективным.

В настоящее время в России известно несколько десятков успешных проектов внедрения, выполненных в основном для распределительных центров крупных розничных сетей либо для распределительных складов (терминалов) крупных торгово-промышленных групп. Это, как правило, высокоэффективные предприятия. Несколько десятков в масштабах такой страны, как Россия – это, естественно, не так много. На российском рынке уже сейчас происходит борьба за клиента. В нее вовлечены и небольшие отечественные фирмы-разработчики, и крупные отечественные производители ПО, и крупные зарубежные создатели специализированного ПО, такие, как Microsoft, Oracle и SAP. Решения, предлагаемые ими, на наш взгляд, являются более привлекательными для автоматизации «с нуля», поскольку это не просто WMS, а WMS, интегрированные в ERP-системы. Это позволяет избе-жать затрат, связанных с интеграцией ПО разных производителей, и повысить эффективность внедрения в целом. Очевидны и другие преимущества интегрированных WMS: 

• немедленное отражение складских операций в учетных регистрах более высокого уровня - на счетах бухгалтерского, управленческого и международного учета и, как следствие, возможность быстро получать управленческие отчеты; 
• единая база нормативно-справочной информации; 
• единая политика безопасности работы пользователей и др. 

Многие эксперты в ближайшем будущем отводят господствующее положение на рынке WMS для больших и средних предприятий именно системам, разработанным «большой тройкой».  

Приведем примеры реальных проектов внедрения логистического решения для автоматизации складских комплексов с использованием Microsoft Axapta. 

В начале 2005 г. компания GMCS реализовала проект автоматизации складского комплекса крупного логистического сервис-провайдера Центрального региона России группы компаний КПД с помощью внедрения отраслевого решения Cargo Terminal на базе Microsoft Axapta. Основной задачей проекта являлось создание эффективной системы управления складом, в которой реализован весь перечень имеющихся логистических процедур.  

Обязательное условие успешной работы компании – использование современной системы автоматизации всех складских процедур. В соответствии с планами расширения бизнеса КПД требовалось гибкое и масштабируемое программное решение, которое может не только оптимизировать работу склада, но и удовлетворить разнообразные и специфические требования клиентов. Такие требования включают возможность получения информации о складских запасах, товародвижении, сроках годности продукции и т.д.   

Проект перешел в фазу промышленной эксплуатации с января 2005 г. Созданное компанией GMCS решение для складского комплекса КПД охватывает весь спектр логистических операций, включая биллинг складских услуг, и позволяет оптимизировать размещение товаров, повысить точность сборки заказов, сократить время на комплектацию и отгрузку продукции, снизить эксплуатационные расходы на приемку товаров и их перемещение по складу, производить учет времени работы оборудования и складского персонала, получать оперативную отчетность о наличии и движении товарных запасов.

Следующими шагами по расширению проекта станет интеграция с системами идентификации, и необходимые для этого разработки уже проведены: решение поддерживает средства визуализации и бесконтактные технологии (RFID, штрих-кодирование, генерацию сценариев). Планируются также перевод системы на техническое сопровождение в GMCS и комплексная автоматизация группы компании на базе Microsoft Axapta.

В ноябре 2005 г. компания GMCS завершила автоматизацию складского терминала с использованием отраслевого решения GMCS Cargo Terminal на платформе Microsoft Axapta в компании «Белая Дача Маркет», которая оказывает услуги ответственного хранения мирового уровня, а также владеет комплексом складских терминалов класса «А». Ключевой целью этого проекта стало создание единого подхода к обслуживанию клиентов компании в соответствии с мировыми стандартами организации логистических процессов. Такой подход требовал не только унификации складских процедур, но и их максимальной автоматизации.

Новая система управления складскими терминалами позволила компании «Белая Дача Маркет» получить ряд конкурентных преимуществ:

• максимально автоматизировать процедуру обслуживания грузопотока;
• усовершенствовать алгоритм размещения и отгрузки товаров с возможностью настройки под конкретного клиента;
• организовать грузопотоки в соответствии со сроками годности и хранения товара;
• оперативно управлять отгрузками и предоставлять всю необходимую отчетность по движению товаров;
• быстро и легко настраивать систему управления складом под специфические требования клиента.

Итак, подводя итоги, следует отметить, что из всех потенциальных клиентов только около 30% самостоятельно могут четко сформулировать свои требования и составить представление о тех результатах, которые достигаются в результате внедрения системы.

Кроме того, стоимость систем и услуг по их внедрению достаточно высокая, поэтому важно правильно выбрать поставщика решения. Заключение договора с высокопрофессиональной консалтинговой компанией позволит избежать критичных для бизнеса простоев при внедрении и застраховать себя от серьезных финансовых потерь. Приоритет в принятии решения нужно отдать внедренцам, имеющим реализованные проекты в бизнесе, схожем с вашим.

Использование WMS в совокупности с оборудованием для работы со штрих-кодами и RFID позволит существенно повысить общий эффект от ее внедрения. WMS, интегрированные в ERP-систему, является перспективным решением и с точки зрения эффективности функционирования корпоративной информационной системы в целом, и с точки зрения сокращения затрат на ее поддержку и обслуживание. Приобретаемая система должна быть масштабируемой и гибкой. Под масштабируемостью понимается возможность использовать ее на многократно возросших объемах операций бизнеса, а под гибкостью – наращивание функциональности системы за счет использования связанных с WMS-модулей (управление поставками, финансы, бюджетирование) и возможность ведения собственной разработки в системе алгоритмов расчета и отчетных форм.