Ресурсное планирование GMCS

Андрей Ведешин, руководитель направления систем бизнес-анализа GMCS, рассказал об опыте использования продукта Timetta для задач проектного управления.

«Timetta мы используем уже больше двух лет. Благодаря этому продукту мы практически свели на нет „ресурсные“ войны, а это являлось одной из основных целей внедрения системы ресурсного управления. Раньше, как и во многих других ИТ-консалтинговых компаниях, у нас нередко возникали спорные ситуации между руководителями проектов и направлений, касающиеся приоритетности привлечения сотрудников под свои и проектные задачи. Теперь это всё отражается в системе.

Также исчезла лишняя и затратная коммуникация между менеджерами, появилась ясность по загрузке сотрудников как в прошлом, так и на будущие периоды. За счёт прозрачности планов загрузки повысилась утилизация сотрудников, стало удобно анализировать финансовые показатели в разрезе план-факт. Timetta позволила нам увидеть понятную и прозрачную картину по работе над проектами».

Андрей Ведешин, руководитель направления систем бизнес-анализа GMCS

В консалтинговом направлении мы используем клиентоориентированный подход. Когда появляется новый заказчик, важно понять какие у него потребности, трудности и чем мы можем ему помочь. С заказчиком начинают взаимодействовать бизнес-директора соответствующего направления и с учетом полученной информации для заказчика формируется коммерческое предложение.

В ходе реализации проекта у заказчика может возникнуть потребность в дополнительном функционале и в таком случае мы оперативно расширяем предложенные ранее решения. Бывает, что к нам обращаются представители какого-то одного департамента или подразделения, а после внедрения программных продуктов в работу, другие департаменты тоже начинают задумываться об автоматизации уже у себя и мы вместе уже подбираем подходящие решения.

После внедрения мы заинтересованы в дальнейшем сотрудничестве с заказчиками, чтобы поддерживать их, развивать функционал внедренных систем и предлагать новые продукты и услуги. К слову, с некоторыми клиентами мы работаем уже более 10 лет, а около половины наших клиентов работают с нами, в среднем, более 5 лет. К таким долгосрочным взаимоотношениям мы и стремимся.

Потребность

С самого начала основания компании у нас сформировалась своя система учёта трудозатрат сотрудников. Однако наш инструмент фиксировал только фактические затраты времени специалистов на проектные задачи и другие активности. Компания быстро росла, сейчас у нас уже несколько сотен сотрудников. Часто специалисты из одного подразделения привлекаются под проектные задачи других подразделений. Такое сложное распределение ресурсов потребовало внедрения новой системы планирования и учёта времени. Нам захотелось прогнозировать загрузку, чтобы сотрудники были максимально утилизированы, чтобы ресурсные менеджеры и руководители подразделений чётко понимали, на каком проекте, в какой промежуток времени, с какой процентной или часовой загрузкой будет находиться конкретный специалист. При этом мы хотели, чтобы планирование могло быть гибким, а также визуально удобным и информативным.

Перед тем, как выбрать Timetta, мы анализировали различные системы учёта времени, в том числе и западные. Одним из главных недостатков иностранных аналогов является то, что они не локализованы. Также западная система организации труда и HR сильно отличается от российской. Не найдя подходящих готовых решений, мы попробовали разработать систему самостоятельно, используя в качестве базы систему для управления задачами. Пробовали также Excel, системы бизнес-аналитики. Мы пришли к выводу, что все эти решения не подходили нам и, главное — требовали существенной доработки под задачи именно ресурсного управления и на это пришлось бы потратить много времени и сил. После поисков на горизонте появился отечественный сервис тогда ещё называвшийся WorkPoint, впоследствии ставший носить имя Timetta. Мы взяли тестовый период, посмотрели функциональные возможности системы и после всех испытаний она нам очень понравилась.

В Timetta мы увидели, что есть удобный визуальный график планирования ресурсов, функционал запроса нужных ресурсов, система отчётности, финансовый блок, понятная система управления справочниками, возможности внешних интеграций. Также нас подкупило то, что у системы отечественный разработчик, а тарифные планы показались достаточно комфортными.

Внедрение

Внедрение Timetta не заняло много времени, но здесь были некоторые особенности.
Во-первых, нужно было определить все справочники и функции, которые нам нужны в системе.

Во-вторых, нужно было интегрировать нашу собственную систему учета трудозатрат. Благодаря наличию API и квалифицированных специалистов в нашем штате, это прошло гладко и достаточно быстро.

Были какие-то мелкие недочёты на начальном этапе, что вполне естественно. Мы их устранили в процессе опытной эксплуатации: привели в порядок процессы интеграции, попутно внесли правки в нашу систему таймшитов, и все заработало! По времени это заняло месяца 3-4. При этом мы делали всё сами, пользовались только консультациями техподдержки Timetta.

Использование

Сейчас у нас в Timetta два основных среза данных. Первый — это фактическая информация, которая приходит из нашей внутренней системы: справочники, локации, сотрудники и их атрибуты, проекты и подпроекты, подразделения.

Второй срез плановый — это планирование и бронирование сотрудников ресурсными менеджерами и руководителями проектов. Пока мы в Timetta мы не учитываем фактическое рабочее время, а получаем его из нашей внутренней системы. Тем не менее, в Timetta мы можем анализировать полученные данные, сравнивать план и факт, планировать загрузку. Сегодня в системе работают около 120 человек, это только руководители и ресурсные менеджеры.

Из нашей внутренней системы в Timetta приходят фактические проектные трудозатраты сотрудников, финансовые данные по закрытым актам, авансовым отчетам и расходам сотрудников на проекты, командировкам, отпускам и отсутствиям. Таким образом, в Timetta мы имеем P& L проекта в разрезе плана и факта. Также система позволяет нам заниматься финансовым планированием: планировать выручку, делать ресурсные планы и прогнозировать расходы. Одна из основных метрик — рентабельность проекта. Её можно посмотреть за опредёленный период или за всё время работы над ним, в Timetta это всё достаточно удобно. Также мы постоянно анализируем утилизацию сотрудников — эти данные помогают нам понимать, насколько успешны проекты и заняты сотрудники, куда ещё их можно направить.

Руководители проектов уже на старте работы имеют в системе план по задействованным сотрудникам, их ставкам, квалификации, а также могут понять, сколько будет стоить проект. Все это позволяет при необходимости оптимизировать ресурсы и затраты заранее.