Производительность труда растет: опыт Счетной палаты по HR-трансформации

Счетная палата РФ реализовала проект по HR-трансформации, чтобы довести частичную автоматизацию HR-процессов до полной, а также повысить эффективность работы и управления персоналом. Результат — снижение трудозатрат, повышение качества анализа данных и экономия тысяч человеко-часов в год. Что для этого сделали?

О компании

Счетная палата Российской Федерации — высший орган государственного аудита, созданный в соответствии с Конституцией Российской Федерации. В задачи Счетной палаты входят организация и осуществление контроля за целевым и эффективным использованием средств федерального бюджета и аудит реализуемости и результативности достижения стратегических целей социально-экономического развития Российской Федерации. В 2019-2022 гг. Счетная палата Российской Федерации являлась президентом ИНТОСАИ (Международной организации высших органов аудита).

Цифровизация в сочетании с обучением персонала

В рамках HR-трансформации Счетная палата внедрила платформу для автоматизации HR-процессов и разработала программу обучения сотрудников, учитывающую специфику работы с аналитическими инструментами.

«В рамках проекта решалась задача не только выбора программного обеспечения, но и реализации новой методологии управления персоналом в условиях перехода к цифровым методам работы в Счетной палате Российской Федерации, — говорит Александр Шпирак, заместитель директора Департамента цифровой трансформации — Необходимо было как создать цифровой базис для управления HR-процессами, так и получить инструменты для мотивирования сотрудников на самостоятельное профессиональное развитие».

В рамках HR-трансформации Счетная палата внедрила платформу для автоматизации HR-процессов и разработала программу обучения сотрудников

Кроме того, запуск платформы осуществлялся в условиях пандемии, что стало, с одной стороны, фактором риска проекта, с другой — огромным мотиватором для команды успешно его реализовать, потому что без системы в таких условиях программа обучения была бы сорвана.

Выбор платформы

До этого проекта в Счетной палате HR-процессы были автоматизированы лишь частично. Данные о сотрудниках хранились разрозненно, что затрудняло анализ и эффективное планирование работы с персоналом. А процесс регулярного обучения как таковой, можно сказать, отсутствовал — раз в год сотрудники составляли заявки, выбирая из списка стандартных программ, а затем силами Минтруда эти заявки выполнялись. Платформа должна была отвечать ряду критериев: обеспечивать возможность удаленной работы, гибкой настройки и создания новых обучающих материалов, поддерживать систему компетенций и обладать другим жизненно необходимым функционалом, соответствовать повышенным требованиям к информационной безопасности. Кроме того, Счетная палата изначально рассматривала исключительно российское ПО, совместимое с ПО Linux и с отечественными СУБД.

По совокупности факторов наиболее всего соответствовала требованиям платформа Websoft HCM.

Внедрение платформы: три этапа — от пилота до модернизации

Чтобы снизить риски и проверить новые методики управления и подготовки персонала, внедрение платформы разделили на этапы.

«Новое, как правило, воспринимается тяжело, пусть это и несет положительные изменения. Чтобы оптимизировать процесс внедрения программной платформы, рекомендуется разделить проект на части и двигаться спринтами, — рассказывает Александр Шпирак. — Такой подход выбрала для себя и Счетная палата».

1 этап. Пилотный проект. Недостаточно проработанные методические документы могли повлиять не только на сроки, но и эффективность внедрения и качество digital-инструмента на других этапах проекта, поэтому на этом этапе проверялись гипотезы. Прежде чем двигаться в большой проект, провели апробирование методологии на одном процессе — оценке персонала методом 360 градусов.

2 этап. Автоматизация основных HR-процессов и адаптация программной платформы под требования заказчика.

3 этап. Модернизация решения с учетом обратной связи от пользователей и внутренних функциональных заказчиков.

«По нашему опыту, такой формат проекта позволяет наилучшим образом и безболезненно интегрировать программную платформу в процессы организации», — говорит Александр.

Изначально был выбран путь работы в двухконтурной архитектуре. Зачем и почему это потребовалось? Сети многих государственных органов устроены следующим образом: есть внешний, «интернет»-сегмент или контур, а есть закрытый сегмент, в который можно попасть только через защищенный канал. В течение первого года Websoft HCM работала во внутреннем и внешнем контуре, что обеспечило возможность сотрудникам Счетной палаты проходить обучение откуда угодно, в том числе во время командировок. Дистанционный формат обучения стал особенно актуален во время пандемии.

Однако за последние два года в ИТ-инфраструктуре Счетной палаты произошли серьезные изменения с точки зрения информационной безопасности. С учетом изменившегося уровня защищенности сегмента корпоративной сети в ведомстве смогли отказаться от внутреннего контура и перейти во внешний сегмент, не теряя функциональности и уровня доступности информации, хранимой в HR-системе. Это также позволило оптимизировать ИТ-расходы на серверы и системы хранения данных, поскольку обучающие материалы требовательны к ресурсам.

Websoft HCM внедряли с помощью внешнего подрядчика, выбранного по итогам конкурентной процедуры закупки. Другой внешний подрядчик участвовал в реализации интеграционных механизмов между информационными системами. Благодаря грамотному подходу и четкому обозначению требований в конкурсных процедурах интеграции Websoft HCM с кадровой системой Счетной палаты, реализованной на базе 1С, и Websoft HCM с Active Directory прошли точно в срок. Интеграцию Websoft с Active Directory Счетная палата провела самостоятельно.

Обучение персонала: собственная программа и повышение производительности труда

Проект по HR-трансформации также включал в себя образовательные модули. Стратегия развития Счетной палаты предусматривает не только цифровую трансформацию процессов операционной деятельности, но и развитие собственных аналитических компетенций и инструментов через внедрение практики непрерывного обучения и профессионального развития сотрудников в соответствии с моделями и профилями компетенций.

Программа обучения стала одним из важнейших инструментов решения задач стратегии. С учетом специфики работы с аналитическими инструментами, а также процессами внедряемой системы управления данными, было выделено несколько ключевых ролей сотрудников: инспектор-дата-стюард, инспектор-дата-аналитик, дата-инженер. Для каждой из этих ролей в модель компетенций были включены соответствующие профили по трем уровням: начальный, средний, продвинутый.

«Каждый из профилей требовал адекватных программ обучения. Но на образовательном рынке отсутствовали, да и до сих пор отсутствуют предложения по подготовке специалистов по работе с данными, которые соответствовали бы нашим специфическим требованиям. А адаптировать под нас программу обучения никто из поставщиков не был готов. Поэтому мы разработали собственную», — рассказывает Михаил Петров, директор Департамента цифровой трансформации.

По итогам реализации программы обучения в Счетной палате в четыре раза выросло количество аналитических решений с использованием новых методов и инструментов анализа данных. Если в 2020 г. их было создано 16, а в 2021 г. — 31, то в 2022 г. их число достигло 80. Кроме того, значительно увеличилась — до 70% — доля самостоятельных решений, созданных инспекторами направлений деятельности без поддержки Департамента цифровой трансформации. При этом по 11 цифровым решениям достигнута их повторяемость и масштабируемость в различных бюджетных циклах и аудиторских направлениях. Появились и первые решения с использованием инструментов машинного обучения. Вот некоторые примеры решений.

• Группа из трех инспекторов обучила нейронную сеть-трансформер на нормативно-правовых актах и применила в ходе антикоррупционной экспертизы планов федеральных органов исполнительной власти. Новый подход снизил сроки проведения мероприятия с 90 дней до трех.
• В рамках автоматизированного анализа статистической отчетности ФНС России сотрудники департамента аудита доходов организовали автоматическое извлечение показателей статистической отчетности ФНС и построили временной ряд за 5 лет. Более 2 тыс. показателей свели в единую аналитическую таблицу, в том числе при помощи лингвистического анализа. Это позволило примерно в 10 раз снизить трудозатраты на проведение анализа статистической отчетности ФНС.

В общей сложности реализовано более 120 кейсов по анализу данных.

Помимо аналитиков данных, обучения требовали и сотрудники, которые снабжают аналитиков данными — так называемые дата-стюарды.

«Внедрение роли дата-стюардов в деятельность Счетной палаты стало уникальным опытом в организации работы с данными в деятельности государственных органов аудита, да и остальных государственных органов. Наши дата-стюарды — сотрудники направлений аудита, ответственные за поиск, сбор, обработку и использование данных. Они определяют источники получения данных и необходимость доступа к ним, необходимые виды данных, содержащиеся в источниках данных. Они же формируют в системе управления данными паспорта объектов данных, карты данных и требования к загрузке исходных данных, требования к витринам данных, определяют периодичность сбора, загрузки и обработки обновлений исходных данных», — говорит Михаил Петров.

Общее количество часов обучения, проведенного на платформе Websoft HCM, составило более 1,3 тыс. для почти 600 сотрудников только по технологическим направлениям. А помимо этого было проведено еще большое количество курсов по другим темам сопоставимого объема.

Результаты

Благодаря внедрению платформы Websoft HCM Счетная палата РФ упорядочила, систематизировала и автоматизировала HR-процессы, получив инструменты для распределения и контроля задач, оценки компетенций, информирования и обучения сотрудников.

В сочетании с программой обучения это позволило значительно повысить эффективность работы Счетной палаты.

По итогам реализации программы обучения в Счетной палате в четыре раза выросло количество аналитических решений с использованием новых методов и инструментов анализа данных. Если в 2020 г. их было 16, а в 2021 г. — 31, то в 2022 г. их число достигло 80. До 70% увеличилась доля самостоятельных решений, созданных инспекторами направлений деятельности без поддержки Департамента цифровой трансформации. При этом по 11 цифровым решениям достигнута их повторяемость и масштабируемость в различных бюджетных циклах и аудиторских направлениях. Появились первые решения с использованием методов искусственного интеллекта.

Знания и умения, приобретенные благодаря программе обучения, повышают производительность и качество труда сотрудников. За счет применения современных аналитических инструментов подготовленные инспекторы экономят до нескольких тысяч человеко-часов за год.

«Для нас было крайне важно внедрить практику непрерывного обучения и профессионального развития сотрудников в соответствии с принятыми моделями и профилями компетенций. Этот результат является основой для системной реализации ключевых направлений развития Счетной палаты и достижения стратегической цели по повышению качества государственного управления», — отмечает Михаил Петров.

Источник: CNews, декабрь 2022 г.