Как запустить цифровой HR-проект и не забуксовать на примере проекта оценки персонала
Как запустить цифровой HR-проект и не забуксовать на примере проекта оценки персонала
21 сентября 2021

Как запустить цифровой HR-проект и не забуксовать на примере проекта оценки персонала

Цифровые проекты в HR бывают разных масштабов. Одно дело, когда вы внедряете легкий “коробочный” HR-сервис. И совсем другое, если предстоит запустить HR-процессы в рамках новой системы на сотни пользователей или перевнедрить HCM-систему.

Мы в компании GMCS делали десятки сложных внедрений и помогали автоматизировать процессы управления персоналом для таких компаний как "Ростелеком", РУСАЛ, ТВСЗ, АЛРОСА, “Декатлон” и других.

В рамках данной статьи мы хотим поделиться опытом и рассказать на примере “кусочка” проекта создания цифровой системы развития персонала на базе платформы WebSoft HCM для Счетной Палаты РФ, на что обратить внимание при внедрении digital-инструмента, как перейти от “пилотного” к большому проекту без потерь, услышать пользователей и сделать действительно полезный инструмент, который был бы понятен и полезен и для HR-ов, и для персонала.

Кейс: Цифровая трансформация HR-процессов на базе Websoft HCM в Счетной Палате РФ на примере оценки компетенций персонала методом 360

Цифровизация персонала активно проникает не только в коммерческие структуры, но и в госсектор. Одним из примеров трансформации подходов к управлению персоналом является проект GMCS по созданию цифровой платформы развития сотрудников на базе WebSoft HCM в Счетной палате Российской Федерации.

Несколько слов о Счетной Палате. Счетная палата Российской Федерации - высший орган государственного аудита, созданный в соответствии с Конституцией Российской Федерации. Счетная палата развивает «чувство налогоплательщика» и качественно обеспечивает конституционное право граждан на участие в управлении делами государства.

Департамент по развитию человеческого капитала Счетной Палаты является центральным звеном в реализации современных подходов к управлению персоналом для формирования высококвалифицированной команды. В компетенции Департамента – подбор кадров, адаптация новых сотрудников, работа с молодыми специалистами, обучение и развитие персонала, управление результативностью, развитие внутренних коммуникаций и организационной культуры.

Именно Департамент по развитию человеческого капитала стал главным внутренним заказчиком реализованного ИТ-проекта.

Цели и задачи проекта:

Ключевая задача проекта заключалась в создании цифрового базиса как для управления HR-процессами, так и получения инструментов для мотивирования сотрудников на самостоятельное профессиональное развитие.

До этого в Счетной Палате HR-процессы были автоматизированы лишь частично. Например, данные о сотрудниках хранились разрозненно, что затрудняло анализ и эффективное планирование работы с персоналом. Соответственно, было важно выбрать цифровую платформу для реализации поставленных задач.

Рассматривали отечественные решения и выбрали WebSoft HCM как продукт, не уступающий по функциональным характеристикам западному софту в данной категории. Технологическая гибкость решения также стала преимуществом.

О платформе Websoft HCM:

Платформа Websoft HCM (созданная на основе продукта WebTutor) - современная, интегрированная Human Capital Management платформа. Содержит digital инструменты для управления ключевыми HR-процессами. Позволяет не только автоматизировать отдельные процессы, но и построить эффективную систему аналитики и поддержки принятия решений в области кадровой политики.

Разработчиком платформы Websoft HCM является российская компания WebSoft, которая более 20 лет занимается разработкой программного обеспечения в области HR решений и работы с персоналом.

О проекте:

Проект Счетная палата разделила на 3 основных этапа:

  1. Пилотный проект на одной процедуре оценки
  2. Автоматизация основных HR-процедур и адаптация под требования Заказчика
  3. Модернизация системы

В рамках “пилотного” проекта была реализована процедура оценки компетенций методом 360.

Всего за 2 месяца в системе была настроена уникальная модель компетенций, проведена оценка персонала (более 700 сотрудников), сформированы отчеты и разработаны индивидуальные планы развития.

Открытая архитектура и встроенные инструменты разработки позволили быстро адаптировать платформу WebSoft HCM под потребности Счётной Палаты.

Перевод оценки компетенций в цифровой формат позволил:

  • сделать оценку компетенций прозрачной и понятной для сотрудников и руководителей
  • сократить трудозатраты на сбор и обработку заявок и оценочных форм
  • уменьшить бумажный документооборот, связанный с процедурами оценки.

Оценочная форма 360.png

Оценочная форма 360_v2.png

Необходимо отметить, что WebSoft HCM позволяет создать, внедрить и настроить модель компетенций с учетом необходимых параметров. Можно автоматизировать систему измерения эффективности в соответствии с любым выбранным вами методом – оценка по компетенциям / оценка результатов деятельности по KPI / автоматизация управления по целям - МВО / обратная связь 360, 180. При этом вы сможете легко координировать и отслеживать проведение оценки эффективности - система выполнит повторяющиеся операции, проведет согласования, напомнит участникам о задачах и событиях, сохранит все данные.

Убедившись, что WebSoft HCM в полной мере отвечает функциональным и технологическим требованиям, Счетная палата перешла к следующему этапу проекта - автоматизации процессов адаптации, обучения и развития персонала.

Результаты проекта:

В результате совместной работы запущены процедуры оценки по компетенциям, формирование карт целей сотрудников, обучение, адаптация.

«Нам было важно не просто создать платформу для развития и обучения, но и мотивировать сотрудников самостоятельно планировать свое личностное и профессиональное развитие. Оценка по компетенциям на платформе Websoft HCM позволяет сотрудникам определить слабые стороны, сформировать индивидуальный план развития, составить карту целей и согласовать её с руководителем, выбрать интересующие курсы. Автоматизация процессов помогает собирать и анализировать данные и вносить необходимые корректировки в процессы управления персоналом», – говорит Мария Долголаптева, заместитель директора Департамента по развитию человеческого капитала Счётной палаты Российской Федерации.

«Мы получили инструмент, которым пользуются все сотрудники Счётной палаты не только со своего рабочего места – пользователи могут проходить обучение на портале, который доступен извне. Система в полной мере закрывает текущие потребности, а также обеспечит возможность развития функциональности в области управления кадрами и поддержания необходимых компетенций госслужащего» отметил Михаил Петров, директор Департамента цифровой трансформации Счётной палаты РФ.

Одним из факторов успеха проекта стало активное взаимодействие специалистов заказчика и консультантов GMCS. Регулярные встречи и обсуждения позволили оперативно получать обратную связь и реагировать, внося соответствующие коррективы в реализацию проекта и само решение.

«Реализованный проект является примером эффективной цифровой трансформации в госсекторе в области HR. Открытая архитектура и встроенные инструменты разработки позволили быстро адаптировать платформу под потребности Счётной Палаты. Всего за месяц мы настроили в системе уникальную модель компетенций, которая является основой для работы по нескольким HR-процессам», – отмечает Галина Хруслова, руководитель дирекции HR-решений компании GMCS.

Рекомендации по внедрению сложных цифровых HR-проектов:

Новое, как правило, воспринимается тяжело, пусть это и несет положительные изменения. Чтобы оптимизировать процесс внедрения digital-инструмента рекомендует разделить проект на части и двигаться спринтами.

Такой подход выбрала для себя и Счетная Палата. Чтобы снизить риски и проверить гипотезы, было принято решение разделить внедрение системы на этапы.  

1 этап.  Пилотный проект

Это очень важный и ответственный этап - здесь проверяются гипотезы. Тут еще можно ошибаться, а вот неверные действия на других этапах проекта могут сильно повлиять не только на сроки, но и эффективность внедрения и качество реализованного digital-инструмента.

Прежде чем двигаться в большой проект, платформа WebSoft HCM была апробирована на одном процессе - оценке персонала. На первом этапе мы рекомендуем использовать коробочный функционал выбранного модуля Websoft HCM, без значительных изменений. Это позволит сократить сроки внедрения решения, а также понять, какие доработки под специфику бизнес-процесса предприятия потребуется внести.

2 этап. Автоматизация основных HR-процессов, и адаптация системы под требования заказчика.

3 этап. Модернизация digital-решения с учетом обратной связи от пользователей и внутренних бизнес-заказчиков. Вы почти у цели! По нашему опыту, такой формат проекта позволяет наилучшим образом и безболезненно интегрировать HCM-платформу в процессы предприятия.

Полезные советы для тех, кто проводит или планирует проводить цифровую трансформацию HR:

  • Ставьте четкие цели;
  • Пригласите все заинтересованные стороны “на борт” проекта;
  • Расставьте цели по приоритетам;
  • Не усложняйте то, что можно сделать проще;
  • Оцените производительность и доступные ресурсы;
  • Собирайте обратную связь;
  • Не бойтесь вносить изменения на ходу, будьте гибкими.
Источник: блог профессионального партнерства работодателей "HR-мнение", сентябрь 2021 г.
Назад