Как с помощью RPA автоматизировать устаревшую инфраструктуру

Устаревшая ИT-инфраструктура больше не приговор. Сегодня с помощью инструментов роботизации бизнес-процессов (RPA) можно модернизировать унаследованные корпоративные системы без существенных вложений и рисков потери данных. Рассказывает Светлана Анисимова, генеральный директор UiPath в РФ и СНГ.

Лидеры компаний все больше осознают, что цифровая трансформация и автоматизация – ключ к их будущему росту. По оценкам Gartner, 91% организаций уже вовлечены в различные виды цифровых инициатив. И COVID-19 только стимулирует процесс: 21% CIO ускорили свою работу по цифровой трансформации во время пандемии, гласят результаты исследования Red Hat Global Tech Outlook 2021. Однако до сих пор остается множество бизнес-руководителей и собственников, которых повергает в ужас перспектива замены устаревших систем.

С чем это связано? Как правило, топ-менеджеры опасаются, что обновление ИТ-инфраструктуры окажется непомерно затратным. Кроме того, они понимают, что именно унаследованные системы обычно хранят исторические данные компании и глубоко интегрированы в бизнес-процессы. В связи с этим потенциальные риски модернизации кажутся им излишне высокими. При этом руководители бизнеса нередко забывают, что функционирование устаревшей инфраструктуры не только обходится дорого, но еще и подвержено сбоям. И, помимо этого, такие системы обычно не удовлетворяют требованиям сотрудников к скорости и гибкости работы.

Впрочем, выход есть. Сегодня существуют способы улучшить производительность корпоративной инфраструктуры без полной замены унаследованных систем.

Три подхода к модернизации корпоративных систем

Одна из главных задач при модернизации унаследованной инфраструктуры – интеграция старых и новых инструментов между собой. 85% ИТ-руководителей считают, что именно проблемы интеграции мешают их усилиям по цифровой трансформации. На сегодняшний день существует множество способов наладить «общение» между системами. Но самых популярных – три:

● классический подход – системная интеграция.

Компания-интегратор, изучив потребности заказчика, внедряет готовые бизнес-продукты или создает кастомные решения, которые «вписывает» в текущий ИТ-ландшафт. Взаимодействие между системами в этом случае настраивается с помощью ПО промежуточного слоя или через серверы виртуализации. По такому принципу до сих пор нередко внедряют, например, ERP, CRM или BI-системы. Это самый сложный и дорогостоящий из подходов – его реализация может потребовать годы работы и стоить десятки, а то и сотни миллионов рублей.

● интеграция через интерфейсы прикладного программирования (API).

API-интерфейсы позволяют удаленно обращаться к функциям и данным корпоративных систем, таких как SAP, Salesforce и других, и выполнять в них какие-то действия. И поскольку большинство современных приложений обладают встроенным API, можно без особых проблем наладить взаимодействие между множеством различных ИТ-активов.

И все же у этого подхода есть недостатки. Прежде всего, API-интеграция подразумевает написание кода. А значит, настройка интеграции по API требует времени, штата ИТ-специалистов и дополнительных ресурсов на развертывание. Особенно если в автоматизируемых процессах, таких как прием на работу новых сотрудников, задействовано сразу несколько корпоративных систем.

● интеграция с помощью RPA.

В отличие от API-интеграции, где API-интерфейсы взаимодействуют через серверную часть, RPA выполняет задачу, как если бы это был обычный человек. Представьте, что сотруднику нужно перенести данные из одного корпоративного приложения в другое. Программный робот может использовать графический пользовательский интерфейс (GUI), чтобы «записать» этот процесс с экрана монитора, скопировать его и повторять в будущем. Таким образом RPA моделирует действия человека для автоматизации повторяющихся задач. Благодаря этому технологии роботизации не требуют сложной интеграции, а значит, развернуть их можно дешевле и быстрее.

Рис. 1. Характеристики различных видов системной интеграции

Какой из подходов выбрать

Нельзя сказать, что какой-то один из подходов лучше остальных. Однако нужно понимать, что для многих унаследованных систем и выбор-то невелик. Например, у них нередко ограничен или вообще отсутствует API. А создание API с нуля непомерно дорого и занимает много времени. И, кроме того, только представьте себе: крупная компания может иметь тысячи устаревших ИТ-систем, которые необходимо синхронизировать между собой. Интеграция такого количества корпоративных приложений через API – это километры сложного кода и чрезмерная нагрузка на ИТ-отдел.

Поэтому для унаследованных систем технология RPA – оптимальный способ интеграции. Способность инструментов RPA имитировать нажатия клавиш и щелчки мышью позволяет быстро встроить их в существующую инфраструктуру без сложных интеграций или замены существующих приложений. Ведь, по сути, инструменты роботизации просто «наблюдают» и копируют – для этого даже код писать не нужно. В результате новые процессы могут быть созданы и развернуты всего за несколько дней, а то и часов. Можно сказать, что RPA – это неинвазивный способ автоматизации процессов, который переводит пользовательские интерфейсы в API без особых затрат.

Успешные примеры реализации

На рынке уже есть успешные примеры модернизации унаследованных систем с помощью RPA. Вот лишь несколько из них:

● У крупного поставщика страховых услуг был целый пул устаревших систем, таких как многочисленные приложения для коммуникаций, которые организация использовала в повседневной работе. Инструменты RPA от UiPath позволили наладить взаимодействие между разрозненными приложениями. В результате автоматизации 14 процессов компания сократила время обработки запросов с пяти минут до 20 секунд и удвоила количество транзакций.

● Британский поставщик низкоуглеродной энергии EDF Energy смог развернуть RPA в рамках действующей ERP. До внедрения роботизации процесс регистрации новых записей о транзакциях в журналах был полностью ручным. После автоматизации он стал проще и быстрее: человек по-прежнему просматривает каждую новую запись, но автоматическая проверка и ввод теперь на стороне робота. Все это - не выходя за пределы унаследованной ERP.

Зачем интегрировать RPA и API

Значит ли все это, что API и роботизированную автоматизацию процессов нужно рассматривать исключительно как конкурентные подходы к интеграции систем на предприятии? Или что нужно полностью отказаться от API?

Нет. Во многих ситуациях необходима гибридная стратегия, в которой RPA используется для управления рабочими процессами и выполнения простых повторяющихся действий, которые оперируют небольшими объемами данных и не критичны для бизнеса. А интеграция через API - для аналитических и других стратегически важных задач, требующих более серьезной синхронизации корпоративных приложений. Таким образом оба подхода к интеграции будут гармонично дополнять друг друга.

К примеру, в розничной торговле RPA может использоваться для переноса данных о продажах между приложениями, выставления счетов клиентам и выполнения других рутинных задач. Но для того, чтобы вытащить данные из нескольких систем и проанализировать динамику продаж в разрезе магазинов, регионов или времени суток, потребуется API.

Тем более современные платформы RPA, такие как UiPath Enterprise Platform, могут свободно использовать интеграцию по API, а также другие технологии автоматизации: технологии машинного обучения (ML), когнитивные сервисы, такие как чат-боты и инструменты обработки естественного языка (NLP), инструменты распознавания документов (OCR).

Старость не приговор

Таким образом, совсем не обязательно полностью обновлять текущий ИТ-ландшафт, чтобы повысить производительность и эффективность работы информационных систем. Используя RPA в качестве основы для автоматизации, можно выстроить эффективную сеть взаимосвязанных технологий, инструментов и систем даже на основе унаследованной ИТ-инфраструктуры. По сути, дать ей вторую жизнь.

В таком случае устаревшая инфраструктура продолжит стабильно функционировать, и риск прерывания бизнес-процессов, который многие ИТ-руководители до сих пор считают главным препятствием для цифровой трансформации бизнеса, сведется к минимуму. Зато существенно снизится нагрузка на департаменты, непосредственно работающие в унаследованных ИТ-системах. А параллельно ИТ-службы смогут безболезненно проводить модернизацию отдельных компонентов инфраструктуры шаг за шагом, что в будущем позволит более гибко реагировать на изменения внешней среды и на запросы сотрудников и клиентов.

Источник: журнал Retail & Loyalty, май 2021 г.