Кейс GMCS: как за 30 дней прекратить ресурсные войны и повысить рентабельность проектов

Управление ресурсами — это ключевой процесс, который напрямую влияет на рентабельность бизнеса в сфере профессиональных услуг, в том числе в ИТ. Компания может увеличить свою рентабельность, если сумеет распределить сотрудников по проектам так, чтобы полностью занять их рабочее время. В этом случае все расходы на персонал будут заложены в стоимость проекта еще на этапе планирования.

Рассказываем, как российская ИТ-компания GMCS выстроила свой процесс управления ресурсами так, чтобы задействовать в проектах максимум из доступного времени персонала. Изменения в процессе также помогли улучшить внутренние коммуникации и микроклимат, избавив сотрудников от участия в «ресурсных войнах».

Что такое проектная организация и ресурсы проектной организации?

GMCS является одним из старейших интеграторов на российском ИТ-рынке. Более чем за четверть века компания реализовала больше тысячи проектов цифровой трансформации. Услугами GMCS пользуются Магнитогорский металлургический комбинат, Русал, АЛРОСА, Газпромнефть, ВГТРК и другие ведущие российские компании.

Для компании, которая занимается разработкой бизнес-приложений, вполне нормально построить бизнес на проектной деятельности. GMCS оказывает услуги, которые невозможно стандартизировать в рамках рутинного процесса — настолько запросы клиентов уникальны. Это как в строительстве, где каждое здание строят по отдельному проекту. Только для компаний из сферы профессиональных услуг, к какой относится и GMCS, главные ресурсы — это время и знания сотрудников.

Типовые проблемы проектно-ориентированной организации на примере GMCS

GMCS — это проектно-ориентированная организация, для которой важно управлять ресурсами, сроками и себестоимостью проектов, чтобы удерживать показатели рентабельности.

Основной ресурс компании — это люди, которых нужно распределить по проектам. Вроде бы не такая сложная задача, но GMCS — это более 500 сотрудников в 6 филиалах, а также привлекаемые на правах частичной занятости консультанты, разработчики, аналитики и другие внештатные сотрудники.

• Людей нужно распределить по проектам так, чтобы обеспечить оптимальную загрузку рабочего времени каждого сотрудника.
• Кроме того, нужно учитывать отработанное время каждого специалиста в рамках одного проекта, чтобы контролировать его себестоимость.
• Наконец, нужно собирать данные об использовании ресурсов в отчеты: это крайне важно для оперативного и финансового планирования текущих и будущих проектов.

Процесс распределения персонала на проекты в GMCS временами приводил к «ресурсной войне» между руководителями проектов и менеджерами по ресурсам. Причина была в непродуманной коммуникации, которая к тому же шла через неэффективные каналы — электронную почту и устные обсуждения.

GMCS постоянно искала способы сделать учет и планирование ресурсов более эффективным.

Что компания пробовала делать самостоятельно, чтобы систематизировать управление ресурсами?

• MS Excel в онлайн и оффлайн форматах
• Кастоманая разработка на базе OLAP-решения
• Kanban-доска на базе open source Kanboard
• MS TFS/MS Planner

Андрей Ведешин, руководитель направления систем бизнес анализа в GMCS описал ситуацию так: «Говоря простыми словами, мы просто пытались натянуть сову на глобус». Какие-то решения не работали совсем, какие-то работали только на уровне отдельного департамента.

GMCS пришла к убеждению, что пока компания управляет основными ресурсами в Excel, электронной почте и мессенджерах, ни и о каком качественном улучшении основного процесса не может идти и речи. Требуется специализированное решение для ресурсного управления в сфере профессиональных услуг, или PSA-систему, говоря на языке ИТ.

Как компания сформулировала для себя задачи повышения эффективности управления ресурсами?

GMCS искала PSA-систему не для одного только удобства. Была и гораздо более глобальная цель — повысить контроль над рентабельностью проектов за счет более качественного управления ресурсами.

Цель

• Снизить себестоимость и ресурсоемкость проектов

Задачи

• Сократить сроки формирования проектных команд
• Уменьшить количество простоев
• Оптимизировать утилизацию персонала
• Устранить конфликты между РП и ресурсными менеджерами
• Повысить надежность и прозрачность каналов коммуникации между РП и ресурсными менеджерами
• Упростить оценку и прогнозирование уровня загруженности ресурсов
• Улучшить качество анализа фактических трудозатрат

Компания четко сформулировала бизнес-требования, которым должна соответствовать «идеальная» система для ресурсного планирования.

Бизнес-требования

• Возможность интеграции с существующей системой учета рабочего времени и другими смежными системами
• Инструменты бронирования и планирования проектной загрузки ресурсов
• Возможности анализа планируемой и фактической рентабельности проектов
• Встроенные аналитические возможности для легкого и быстрого построения отчетов пользователями системы
• Быстрота освоения и внедрения, интуитивная понятность
• Ролевая система и настройка прав доступа
• Приемлемая стоимость владения

Первоначально GMCS рассматривала PSA-решения у иностранных вендоров, сравнивала цены. К своему удивлению компания скоро обнаружила, что на российском рынке существуют системы аналогичного класса. Например, Timetta.

Попробова Timetta в демодоступе, GMCS пришла к выводу, что бизнес-процессы, заложенные в систему, идеально ложатся на работу организации. Компании ничего не нужно было менять глобально — можно было взять решение и использовать.

Что изменилось после внедрения Timetta?

От выбора Timetta до запуска системы прошло 2 месяца. Приведем статистику, которая говорит о масштабе проекта и роли, которую играет система после внедрения.

• 110+ пользователей (руководители подразделений, руководители проектов, администраторы);
• 400+ активных сотрудников;
• 300+ проектов и активностей;
• 40+ ролей в системе.

При этом Timetta еще интегрирована с существующей системой учета рабочего времени. Хотя Timetta умеет качественно собирать данные об отработанном времени, GMCS решила по внутренним причинам временно оставить старую систему Таймшит. Для этого был реализован достаточно сложный сценарий интеграции, который позволяет заполнять и согласовывать таймшиты в одной системе, а обрабатывать данные из таймшитов в Timetta.

Как изменился процесс управления ресурсами после внедрения Timetta?

Само управление ресурсами в GMCS реализовано практически в том же виде, в каком процесс спроектирован в Timetta. Он достаточно простой.

• Большая часть инструментов Timetta находится в руках руководителя проектов, который составляет ресурсный план, запрашивает ресурсы, корректирует графики работы и контролирует показатели проектов.
• За выделение сотрудников на проекты отвечает ресурсный менеджер, к которому обращается руководитель проекта.
• Есть еще администраторы и служба технической поддержки, которые играют вспомогательную роль.

Главное в этом процессе то, что главные участники — ресурсный менеджер и руководитель проектов — видят актуальные данные о том, как сотрудники уже распределены по проектам: кто из них занят, перегружен или свободен, Это значительно упрощает распределение ресурсов и сокращает конфликты между центрами принятий решений, то есть сводит на нет те самые «ресурсные войны».

Какую информацию собирает GMCS, чтобы эффективно управлять доступными ресурсами?

Ценность любой информационной системы определяют в конечном счете данные. GMCS так определила для себя наиболее ценные данные, которые она получает из Timetta в отчетах:

• уровень утилизации персонала (или загруженности, в том числе списки сотрудников с неполной загрузкой);
• трудозатраты, списываемые на саморазвитие (в норме это время не должно быть больше 20% от всех отработанных часов);
• ставки сотрудников;
• графики отпусков;
• сотрудники, оставшиеся незанятыми в проектах.

За этими отчетами стоит достаточно простая идея. Компания в лице руководителя проектов следит за тем, чтобы время сотрудников было использовано максимально продуктивно. Сотрудник в любом случае будет получать зарплату, но компания должна быть уверена, что она платит за реализацию проекта, а не просто так. Timetta помогает использовать доступные ресурсы компании максимально эффективно.

Итоги

GMCS смогла оптимизировать загрузку рабочего времени сотрудников благодаря улучшенным процессам бронирования и распределения ресурсов по проектам.

Результаты внедрения

• Благополучное завершение «ресурсных войн»
• Переход к понятным и простым процессам распределение сотрудников на проекты
• Более гибкое управление бюджетами проектов за счет прозрачной системы учета ресурсов
• Сбор всех данных о проектах в едином понятном интерфейсе
• Self-service аналитика для оценки загрузки ресурсов в реальном времени

Главное, что компания теперь может управлять себестоимость проекта за счет контроля равномерной загрузки ресурсов, теперь исключены ситуации, когда одни сотрудники компании перегружены, а другие простаивают, что также положительно влияет на показатели рентабельности бизнеса в целом.

Источник: vc.ru, сентябрь 2023 г.