Отчетность для контроля над бизнесом

Российские «дочки» иностранных компаний редко обладают самостоятельностью в части формируемых отчетов и порядка их подготовки. В компании «ЛАНКСЕСС» все было еще сложнее

ERP-система, используемая предприятием, установлена на сервере материнской компании за рубежом. Внести в нее какие-либо изменения стоит немалых усилий. Но даже в таких условиях руководству российского предприятия удалось выстроить под себя систему оперативного мониторинга главных финансовых показателей.

Компании «ЛАНКСЕСС», российскому подразделению немецкого концерна LANXESS, всего два года. Управление финансами, в том числе и система финансового мониторинга, с самого начала создавалось в соответствии со стандартами материнской компании. Что интересно, требования касались не только состава еженедельной, ежемесячной и годовой корпоративной отчетности и принципов ее формирования, но и выбора ERP-системы (Microsoft Dynamics AX), а также способа ее внедрения.

ERP-система установлена на сервере материнской компании за рубежом, а «ЛАНКСЕСС» работает с нею в удаленном режиме, через терминальный доступ (за проект в России отвечала компания GMСS). Конечно, у такого способа автоматизации учета и отчетности есть свои недостатки. В частности, на согласование, утверждение и внедрение каких-либо существенных изменений в Microsoft Dynamics AX уходит достаточно много времени. Причина этого – исполнение пожеланий пользователей относительно доработок, включая исправление системных ошибок, полностью регламентировано центральным офисом.

Тем не менее достоинств у терминального доступа с точки зрения материнской компании гораздо больше. Во-первых, такой подход гарантирует цельность системы, сведен к минимуму риск неконтролируемого изменения программного кода. Во-вторых, поддержка и обслуживание нескольких программных продуктов на одном сервере обходятся материнской компании гораздо дешевле, чем содержание нескольких серверов во всех странах, где производится или реализуется продукция LANXESS. В-третьих, таким образом обеспечивается информационная безопасность на развивающихся рынках, где могут возникнуть проблемы с несанкционированным доступом, отсутствием должной антивирусной защиты, необоснованными запросами местных контролирующих органов и пр.

Контрольные отчеты

В пакет корпоративной отчетности входят не только традиционные отчеты о доходах и расходах, движении денежных средств и баланс, но и оперативная отчетность, которая как раз используется менеджментом «ЛАНКСЕСС» для мониторинга деятельности предприятия.

Например, в еженедельном режиме формируются два отчета: оперативный прогноз движения денежных средств на предстоящую неделю и баланс по банковским счетам. Каждый понедельник в компании контролируют остатки по счетам, проверяют и корректируют прогноз денежных потоков на эту же неделю. Если обнаруживаются существенные отклонения, например, предполагалось, что на том или ином счете должно быть больше средств, это становится поводом для дальнейшего детального разбирательства в компании.

Ежемесячный управленческий отчет о доходах и расходах по бизнес-единицам можно назвать основным с точки зрения финансового мониторинга. Несмотря на то что он готовится по требованию материнской компании, отчет востребован и в российском подразделении. Именно он позволяет получить представление о положении дел и служит основанием для большинства управленческих решений, принимаемых на месте.

Главные показатели управленческого отчета о доходах и расходах по бизнес-единицам, заслуживающие наиболее пристального внимания со стороны руководства «ЛАНКСЕСС», – выручка по видам деятельности и коммерческие расходы (те, на которые могут влиять руководители бизнес-единиц). Аналитика отчета настолько детальна, что позволяет проконтролировать результаты работы каждой бизнес-единицы (они в компании выделены по продуктовым направлениям – базовая химия, бутиловый каучук, ионообменные смолы, резинотехнические изделия и др.). Например, сколько затрат приходится на ту или иную бизнес-единицу, уложилось ли подразделение в свой бюджет или нет, почему произошло превышение по конкретной статье. В информационной системе можно открыть, например, блок направления «Полимеры» и увидеть, какие именно затраты списаны на себестоимость продуктов, каков вклад этого структурного подразделения в EBITDA компании в целом. Отчет обсуждается каждый месяц на общем собрании руководителей бизнес-единиц.

Еще два ежемесячных отчета, о которых стоит упомянуть, – анализ инвестиционных затрат (в разрезе капитализируемых и относящихся на расходы текущего периода) и отчет по общехозяйственным расходам. Компания «ЛАНКСЕСС» строит завод в Дзержинске, поэтому необходимо жестко контролировать все затраты, а к тому же отчитываться перед материнской компанией – сколько и на что потрачено денег. Отчет по инвестициям пока ведется в Excel. Поскольку не все подразделения LANXESS занимаются инвестиционной деятельностью, в используемой версии Microsoft Dynamics AX, единой для всех предприятий группы, нет нужного функционала. 

Что касается отчета по общехозяйственным расходам, в нем раскрывается информация о том, каким образом они были сформированы и как распределяются по бизнес-единицам, в нем же представлены результаты план-факт-анализа исполнения бюджета.

Дополнительные сведения в Excel

Безусловно, базовых отчетов для управления оперативной деятельностью компании не всегда достаточно, хотя в целом они покрывают основные потребности менеджмента в информации. В дополнение к ним для целей финансового мониторинга в ООО «ЛАНКСЕСС» формируют еще несколько отчетов.

Например, ежемесячный отчет о движении денежных средств (ОДДС) прямым методом. Поскольку он не входит в обязательный пакет корпоративной отчетности (в отличие от своего «собрата» – ОДДС косвенным методом) и готовится исключительно по инициативе финансовой службы компании, пока его формирование в ERP-системе не предусмотрено. Необходимые данные выгружаются из Microsoft Dynamics AX и обрабатываются вручную в Excel. В этом отчете достаточно высокая детализация. В частности, данные о движении денежных средств по операционной деятельности формируются в разрезе поступлений и платежей компаниям группы, внешним контрагентам, в региональный и федеральный бюджеты и пр.

Этот отчет готовят в компании «ЛАНКСЕСС» по трем причинам. Первая – необходимость жесткого контроля денежных потоков по направлениям. Всегда нужно понимать, что происходит в компании в течение месяца и куда ушла основная часть денег. Вторая причина – в ходе подготовки этого отчета можно выловить неправильные проводки и своевременно их исправить. Наконец, третья причина – без ОДДС, составленного прямым методом, не получится создать достоверный прогноз движения денежных средств на ближайшие два месяца, который входит в обязательный пакет корпоративной отчетности.

Стоит отметить, что на текущий момент все дополнительные отчеты формируются финансовой службой вручную с помощью Excel. В ближайшем времени они появятся в ERP-системе, но только после того, как соответствующая программная доработка будет полностью согласована с материнской компанией. К примеру, с момента подачи заявки на первый пакет дополнительных отчетов прошло уже 10 месяцев. Такой срок во многом объясняется тем, что в соответствии с требованиями корпоративного центра изменения системы с участием внешних исполнителей контролируются довольно жестко (в данном случае к разработке была привлечена компания GMCS). Сейчас этот пакет находится на последней стадии тестирования и в скором времени будет запущен в системе. Кроме упомянутых отчетов о движении денежных средств и по инвестиционным затратам в него входят реестр старения дебиторской задолженности, отчет о переменных коммерческих затратах в разрезе бизнес-единиц. Предполагается, что последний отчет будет формироваться по запросу. Он дополнит управленческий отчет о доходах и расходах бизнес-единиц детальной информацией о переменных затратах (например, на рекламу, командировки и пр.).

Справка о компании

Компания «ЛАНКСЕСС» образована в августе 2008 года как дочернее предприятие немецкого концерна LANXESS. Компания оказывает услуги зарубежным компаниям группы по продвижению химической продукции на рынках России и стран СНГ. Основные виды продукции: каучуки, ионообменные смолы, специальная и базовая химия, пластики и др. «ЛАНКСЕСС» ведет строительство завода по производству добавок для каучуков в г. Дзержинске (Нижегородская обл.).

По итогам первого полугодия 2010 года выручка компании составила более 48 млн рублей. Среднесписочная численность сотрудников – 28 человек, в том числе ФЭС – 3 человека. Количество рабочих мест в Microsoft Dynamics AX – 8.