Актуальные вопросы бюджетирования в инвестиционно-строительной сфере

Тема автоматизации бюджетирования сама по себе не нова. На сегодняшний день уже вряд ли можно найти компанию, где процессы бюджетного управления не были бы автоматизированы в том или ином виде.

Однако на определенном этапе для удовлетворения потребностям бизнеса становится недостаточно используемых инструментов бюджетирования, особенно если речь идет о холдингах, отличающихся многопрофильной деятельностью и разветвленной территориальной структурой. Практика компании GMCS показывает, что крупные компании при автоматизации бюджетирования ориентируются на комплексный подход, при выборе программного продукта отдавая предпочтение гибким, с возможностью последующего развития, решениям. Стимулами пересмотреть подходы к организации бюджетного процесса являются диктуемые современными условиями рынка требования к более точному прогнозу доходов и расходов, возможности гибкого управления оперативным и стратегическим бюджетами, получения своевременной отчетности в разрезе филиалов и т.д. Для компаний, осуществляющих проектную деятельность, к примеру, в области инвестиционно-строительной деятельности или девелопмента, построение автоматизированной системы бюджетирования сопряжено с решением ряда специфических задач. Каких именно – будет рассмотрено в рамках данной статьи.

Первоочередные задачи

Организация эффективного управления денежными потоками как одного из ключевых бизнес-процессов – важнейшая потребность для инвестиционно-девелоперских компаний. Как показывает наша практика, достижение этой цели требует решения следующих задач в рамках проекта автоматизации бюджетирования:

• Возможность ведения бюджета компании в необходимой детализации по проектам, юридическим лицам, статьям доходов / расходов, периодам бюджетирования;
• Поддержка многоуровневой системы согласования бюджета, включая возможность ведения и согласования в системе бюджета подразделений, процессов утверждения, корректировки бюджетов подразделений, процедур консолидации бюджетов и утверждения общего бюджета компании (холдинга);
• Электронное согласование документов (заявок на оплату) по линейным и сложным маршрутам согласования с возможностью делегирования полномочий за принятие решений;
• Ведение реестра платежей на основании заявок для утверждения старшим менеджментом;
• Отражение в бюджете планируемых поступлений и расходований денежных средств с учетом рассрочки платежей;
• Отслеживание сроков оплаты по договору, возможность видеть просроченные платежи;
• Автоматизированный учет кредитов и займов в детализации по кредитным договорам, автоматическое формирование графиков платежей по кредитам и займам (графики выдачи / начисления / погашения процентов и основного долга);
• Оперативное предоставление достоверной, структурированной плановой, учетной и аналитической отчетности в детализации по проектам, объектам, контрагентам, договорам, статьям доходов/расходов, центрам ответственности.

Рассмотрим более подробно, как эти задачи решаются на практике, на что стоит обратить внимание при автоматизации бюджетирования, повысив тем самым эффективность готового решения. За основу возьмем один из выполненных компанией GMCS проектов, где заказчиком выступал крупный холдинг, занимающийся девелопментом в сфере строительства коммерческой и жилой недвижимости.

На момент старта проекта бюджетирование было организовано следующим образом – все данные хранились в разобщенных Excel-файлах и передавались из подразделения в подразделение по электронной почте. Кроме того, в компании отсутствовала система единой нормативно-справочной информации (НСИ), как следствие, было большое количество дублирующих данных по клиентам, поставщикам, договорам. Поэтому одной из ключевых задач проекта, поставленной перед GMCS, было создание единого информационного пространства для повышения эффективности управления денежными активами компании. В качестве платформы автоматизации заказчик выбрал систему Microsoft Dynamics AX, функциональные возможности которой оптимально соответствовали выдвинутым требованиям и ожиданиям от проекта.

В виду разобщенности данных у руководства компании не было возможности видеть полную финансовую картину холдинга в детализации по проектам и филиалам, расположенных в нескольких субъектах РФ. Получаемая отчетность не соответствовала требованиям оперативности, диктуемых современными рыночными условиями, что затрудняло процессы принятия управленческих решений. Наряду с этим у специалистов финансового управления отсутствовали должные инструменты контроля за исполнением заявок на оплату. Сам же процесс согласования заявок на оплату занимал до нескольких недель.

Перед началом проекта GMCS совместно со специалистами заказчика была разработана методика бюджетного управления и электронные регламенты процессов казначейства, описаны структуры справочников и финансовых аналитик. Такой подход положительно повлиял на ход проекта, т.к. заказчик владел функциональными знаниями, а исполнитель понимал технические особенности системы, что в итоге позволило реализовать поставленные в рамках проекта задачи в короткие сроки.

Опишем основные участки процесса бюджетирования, которые были автоматизированы.

Управление заявками по маршрутам согласования

В каждой компании есть свои собственные особенности маршрутов согласования заявок. В самом общем виде цепочка согласования выглядит следующим образом: Инициатор – Руководитель подразделения – Куратор проекта / Юридического лица – Финансовое подразделение – Руководство. В рамках проекта специалисты GMCS настроили механизм согласования заявок, отвечающий особенностям бизнес-процессов заказчика.

Данный механизм предусматриваем возможность создания заявки на оплату несколькими способами: на основании графика оплаты по договору и реестра заявок на оплату. При создании заявки сотрудники выбирают счет поставщика (получателя платежа), указывают договор, банковский счет и т.д. В случае превышения запрашиваемого бюджета на этапе формирования заявки сотрудники получают соответствующее уведомление по электронной почте. После заведения заявки в системе она автоматически передается ответственным лицам на согласование, в соответствии с действующими маршрутами согласования. Благодаря интеграции с системой клиент-банк формирование платежных поручений после утверждения генеральным директором происходит автоматически. По факту утверждения заявки пользователи получают on-line уведомления по электронной почте, с вложением электронной версии платежного поручения и распоряжением об оплате сотруднику бухгалтерии.

Необходимо отметить, что описанный выше механизм согласования является типовым и используется сегодня многими компаниями-клиентами GMCS.

Реестр платежей

В Microsoft Dynamics AX была обеспечена возможность автоматического формирования и согласования реестра платежей на каждый день в детализации по кураторам проектов. На сегодняшний день старший менеджмент видит весь перечень заявок, которые необходимо утвердить. Для удобства сотрудников компании в реестре реализована возможность отображения заявки по нескольким банковским счетам, что дает возможность утвердить сразу несколько заявок – полностью весь реестр или с частичным отказом.

Учет кредитов и займов

Для инвестиционно-девелоперской компании учет кредитов и займов – один из центральных участков автоматизации. В рамках проекта специалисты GMCS обеспечили возможность ведения в системе бюджетирования базы кредитных договоров с условиями кредитования (периоды кредитования, процентные ставки, база для расчета процентов). Сегодня в системе происходит автоматическое формирование операций по кредиту на весь период его действия, с возможностью редактирования и перепланирования графиков специалистами компании.

Были также автоматизированы процессы расчета графиков выдачи, начисления и погашения. Возможности внедренной системы обеспечивают автоматическое формирование заявок на оплату на основании кредита / займа и операций по кредиту на основании банковской выписки. Своевременное получение детальных отчетов по кредитам и займам позволяет специалистам инвестиционной компании более эффективно планировать необходимость привлечения кредита, проводить анализ условий кредитования в зависимости от текущих финансовых возможностей компании.

Отчетность

При проведении анализа деятельности компании и подготовки управленческого отчета важно обладать точными и актуальными данными. Одним из результатов выполненного GMCS проекта явилась возможность получения специалистами компании-заказчика динамически перестраиваемой отчетности в необходимых аналитических разрезах. В частности, сегодня внедренная система позволяет формировать отчетность по бюджетам разных уровней при анализе плановых, фактических и зарезервированных средств по заявкам, инвестиционным проектам и филиалам; отчетность по времени согласования заявок (анализ плановых сумм в зависимости от статуса заявки и шага согласования); отчетность по просроченной задолженности и графикам оплаты.

Заключение

Приведенный кейс является типовым с точки зрения решения задач автоматизации бюджетирования движения денежных средств. Благодаря реализации четкой, основной на единых принципах системе бюджетирования, компании, ведущие проектную деятельность в любой из отраслей, получают возможность оперативного контроля оплат и поступлений, поддержки многоуровневого согласования и утверждения заявок на оплату, получения достоверной плановой, учетной и аналитической отчетности в детализации по проектам, контрагентам, договорам, статьям БДДС. Опыт компании GMCS подтверждает, что в отличие от других продуктов, готовое решение для ведения бюджетирования на базе системы Microsoft Dynamics AX заказчик может получить в рекордно короткие сроки – за несколько месяцев.