Автоматизация бюджетирования в компаниях с холдинговой структурой

Одной из главных проблем большинства компаний по-прежнему является недостаток у руководства своевременной, полной и достоверной информации о текущем финансовом состоянии организации, перспективах ее развития, в том числе о предстоящих расходах и доходах.

В таких условиях добиться эффективного управления финансами и грамотного бизнес-планирования крайне сложно. К тому же текущая экономическая ситуация как никогда требует от компаний незамедлительной реакции на изменения внешних и внутренних условий деятельности и оперативного внесения соответствующих корректив, в том числе в бюджеты. Упростить процессы управления бюджетом на всех уровнях, повысить финансово-экономическую эффективность и финансовую устойчивость предприятия путем координации усилий всех подразделений на достижение конечного, количественно-определенного результата позволяет автоматизированная система бюджетирования. Как показывает практика, в компаниях с холдинговой структурой, отличающихся многопрофильной деятельностью, процессы бюджетного планирования более сложные и многоуровневые, поэтому к автоматизированной системе бюджетирования предъявляются особые требования.

Бюджетирование в призме ИТ

Все больше крупных российских компаний рассматривают автоматизированную систему бюджетирования как неотъемлемый управленческий инструмент. Принимая решение о внедрении системы бюджетирования, компании преследуют следующие цели:

Получение возможности для централизованного оперативного и стратегического бюджетного планирования;

• Сокращение расходов за счет строгого контроля и управления затратами;
• Повышение эффективности финансово-хозяйственной деятельности;
• Контроль ликвидности предприятия и анализ рентабельности в разрезе видов деятельности;
• Выявление и устранение существующих проблем внутриорганизационного планирования;
• Принятие проактивных управленческих решений на основе более полной и оперативной информации;

На практике можно выделить несколько подходов к автоматизации процессов бюджетирования. Некоторые компании используют самостоятельные решения, созданные на базе электронных таблиц Excel. Кроме того, в большинстве ERP-систем предусмотрен модуль бюджетного управления, но его функциональность не всегда позволяет осуществлять динамическое планирование. Характерной тенденцией является то, в настоящий момент на первый план выходит стратегически ориентированное бюджетное планирование, позволяющее тесно увязать бюджетный процесс с миссией компании, корпоративными целями и задачами, а также обеспечить непрерывную работу по анализу результатов и корректному планированию на следующий период. Это одна из главных причин, по которой компании отказываются от использования собственных самописных программ и электронных таблиц в пользу полномасштабной автоматизированной системы бюджетирования.

Выбирая систему бюджетирования

Чтобы система бюджетирования приносила отдачу бизнесу и оправдала вложенные в нее инвестиции, важно правильно выбрать программный продукт, на основе которого будет развернуто ИТ-решение. Как правило, для выбора системы автоматизации бюджетирования формируется рабочая группа во главе с финансовым директором компании, в которую входят специалисты финансовой службы, ИТ-подразделения и аналитики.

Исходя из имеющегося у GMCS опыта создания систем бюджетного планирования в холдингах, можно дать несколько следующих рекомендаций по выбору программного продукта. Во-первых, следует отдавать предпочтение решениям от ведущих поставщиков, с четкой стратегией развития, что важно в долгосрочной перспективе. В настоящее время на рынке систем класса BPM (Business Performance Management), к каким относятся и системы бюджетирования, представлены решения как западных, так и российских поставщиков. В частности, GMCS обладает экспертизой по внедрению систем бизнес-аналитики и бюджетирования на базе решений IBM Cognos, а также на основе российской разработки PlanDesigner.

Бюджетное планирование тесно связано с реализацией стратегических целей деятельности компании. Исходя из информации о финансовом состоянии предприятия, специалисты экономического отдела компании определяют планы ее дальнейшего развития. Решение IBM Cognos Planning представляет собой систему, предназначенную для сложной консолидации данных, планирования, разнесения результатов, прогнозирования, анализа и получения управленческой отчетности, в том числе с помощью OLAP-средств. Система оптимально подходит для тех компаний, чьи требования переросли простые электронные таблицы. Данное ИТ-решение, построенное на многомерных базах данных, позволяет быстро производить одновременный и многолинейный анализ «сверху вниз» и «снизу вверх», а также рассматривать несколько сценариев плана бюджета. Бюджетное управление в IBM Cognos Planning базируется на концепции системы сбалансированных показателей (Balanced Scorecards), а модель бюджетирования может строиться отдельно по каждому бизнес-направлению, что очень удобно. Кроме того, IBM Cognos Planning может выступать как источник бюджетных показателей для внутреннего модуля бюджетирования ERP-системы, а также собирать фактические учетные данные из этих систем для проведения контроля «план-факт».

Бюджетное планирование – процесс очень динамичный, пересмотр бюджетов, их секвестирование происходит регулярно. Крупные многопрофильные компании особенно подвержены постоянному развитию (открываются новые направления бизнеса, меняется число филиалов и т.д.), что мгновенно отражается на структуре бюджета. При выборе ИТ-решения следует обратить внимание на то, чтобы система бюджетироования имела возможность масштабирования и была достаточно гибкой для адаптации под меняющиеся потребности бизнеса. К примеру, в «Первой грузовой компании» специалистами GMCS была за пять месяцев внедрена автоматизированная система бюджетирования на базе IBM Cognos Planning, обеспечившая возможность формирования различных моделей бюджета, прогнозирования прибыли и убытков, контроля движения денежных средств как по компании в целом, так и по каждому из многочисленных филиалов и ЦФО. В числе требований к новой системе бюджетирования, предъявлявшихся заказчиком, было простота и прозрачность, отсутствие громоздких формул, «черных ящиков», в которых происходят расчеты. Кроме того, «Первая грузовая компания» хотела получить систему, которую можно было легко масштабировать и адаптировать в соответствии с новыми потребностями менеджмента.

В крупных компаниях число участников бюджетного процесса невероятно велико. Это как непосредственно специалисты финансового отдела, так и сотрудники целого ряда других подразделений компании – маркетинга, логистики, административно-хозяйственного управления, отдела технического обслуживания и ремонтов оборудования и др. В этой связи важно, чтобы автоматизированная система бюджетирования была удобной в использовании и могла поддерживать возможность удаленной работы всех ключевых пользователей. IBM Cognos Planning позволяет организовать автономный доступ к системе из любой точки, где есть доступ к Интернет. Еще одно преимущество IBM Cognos Planning состоит в том, что за счет использования интернет-технологий упрощается сбор и консолидация данных, а также сокращается цикл бюджетного планирования.

Формирование методологии и постановка бюджетирования

Холдинг – это самостоятельная экономическая система, функционирующая по определенным законам и правилам. Проект автоматизации бюджетирования требует тщательной проработки целей, задач, а также формирования методологии бюджетного планирования и постановки бюджетирования.

Постановка бюджетирования крайне трудоемкий процесс. Под ним понимается выстраивание финансовой структуры компании, определение центров финансовой ответственности, распределений функций и сфер ответственности между объектами бюджетного управления и функциональными службами, разработка пакета внутренних управленческих документов по бюджетированию и т.д. Построение логической структуры бюджета холдинга – основная задача, которую необходимо выполнить для успешного внедрения автоматизированной системы бюджетирования. В первую очередь проводят анализ процесса взаиморасчетов между различными предприятиями холдинга, которые затем проецируются на архитектуру бюджетной системы. Кроме того, следует определить, по какому принципу будет создаваться система бюджетов на каждом филиале холдинга, и каким образом будет формироваться консолидированный бюджет.

Постановка бюджетирования происходит с учетом отраслевой специфики предприятия. К примеру, в «Первой грузовой компании», которая осуществляет грузовые железнодорожные перевозки по всей России, в общей сложности выделено 10 типов вагонов по их функциональному предназначению. Наряду с перевозками существуют такие виды деятельности как экспедирование и аренда. GMCS требовалось с учетом этих особенностей обеспечить возможность бюджетного планирования по каждому типу вагонов и по видам деятельности. Сегодня оператор железнодорожных перевозок может точно планировать прибыль, осуществляя распределение вагонного парка оптимальным образом, а также оценивать рентабельность в разрезе каждого направления деятельности.

Краткосрочное и стратегическое бюджетное планирование

Принято выделять стратегическое и оперативное бюджетное планирование. Цель стратегического планирования заключается в создании долгосрочных конкурентных преимуществ и повышении стоимости бизнеса компании. Главным инструментом и документом стратегического планирования является бизнес-план, охватывающий операционную, инвестиционную и финансовую деятельность компании. Особенность стратегического планирования холдингов состоит в том, что в бизнес-план интегрируется инвестиционный план в виде совокупности утвержденных инвестиционных проектов, а также основные показатели, рассчитанные по операционной и финансовой видам деятельности. На основании показателей бизнес-плана разрабатываются целевые значения ключевых показателей деятельности холдинга на планируемый год (макроплан), инструментом реализации которых является система бюджетного планирования и контроля.

В автоматизированной системе бюджетирования стратегическое планирование – это планирование по временной шкале сроком на год, а оперативное планирование это, соответственно, помесячное планирование. Настройка модели бюджетного управления осуществляется в соответствии со сложившейся в компании финансовой структурой. Гибкие возможности системы IBM Cognos Planning позволяют создавать модели бюджета на сколь угодный срок, а также осуществлять ежемесячный учет фактического исполнения бюджетов. К примеру, в системе бюджетирования «Первой грузовой компании» было реализовано планирование сроком на 20 лет по каждому грузовому вагону.

Следует отметить, что проект создания автоматизированной системы бюджетирования практически сразу дает ощутимый эффект для бизнеса. Как правило, уже через 4-6 месяцев заказчик получает готовую систему бюджетного управления. Причем планирование бюджетов, в том числе и стратегическое планирование, может осуществляться еще на этапе опытно-промышленной эксплуатации системы.