Сколько денег в казне

Контроль расходов стал первоочередной задачей. В одних компаниях генеральный директор визирует каждую заявку, включая закупку канцтоваров. В других началась централизация с автоматизацией.

Система в помощь

Наиболее распространенные причины автоматизации казначейства: контроль исполнения бюджета движения денежных средств (БДДС) и централизованное управление cash flow в рамках группы компаний, когда остатки на счетах одной дочерней организации используются для закрытия кассовых разрывов другой. Возможен и третий вариант. В редких случаях причиной может стать низкая оперативность процесса закупок. Но, поскольку здесь речь идет об удобстве исполнителей, а не руководства, встречается она не часто. Впрочем, отдельная автоматизация казначейства – явление редкое. Обычно проект охватывает как минимум процесс бюджетирования, как максимум – весь учет, в том числе и управленческий, когда внедряется ERP-система.

Порог отсечения

Когда пора задуматься об автоматизации казначейства? Переломный момент наступает, когда подразделение просто не успевает обрабатывать все заявки.

После принятия решения об автоматизации большинство руководителей в первую очередь настаивают на автоматизации механизма согласования заявок. Тем более что во многих организациях этот процесс крайне запутан. Далее в систему заводится проведение платежей и получение банковских выписок. Здесь необходима интеграция с системами «банк-клиент». Ничего сложного, если у компании только один банк-партнер. Реализация функции прогноза ликвидности зависит от отраслевой принадлежности бизнеса.

«Трудности могут быть связаны с желанием расширить границы ответственности казначейства в рамках автоматизации, – говорит Олег Лысов, директор департамента решений Microsoft компании GMCS. – Например, кроме контроля расходов по БДДС, казначейству может быть передан контроль за состоянием договорных отношений с поставщиками или контроль над предоставлением подразделениями первичных бухгалтерских документов от поставщиков на момент оплаты. Подобные организационные изменения логично реализуются в рамках ERP-системы, охватывающей все подразделения компании, но не в рамках системы казначейства».