Евгений Кучик, «БОСС»: Основная задача миграции — получить новую HR-систему, соответствующую принятым на предприятии технологиям

Евгений Кучик, заместитель управляющего директора «БОСС», компании SL Soft (ГК Softline), — о стратегии и тактике перехода с тяжеловесных зарубежных решений на базе SAP/Oracle на российскую HRM-систему «БОСС».

TAdviser: В какой момент заказчику может потребоваться миграция на другую ИТ-систему? Что может стать причиной таких глобальных изменений в компании?

Евгений Кучик: Миграция на новую учетно-расчетную кадровую систему может потребоваться по ряду причин. Например, если стоит задача повышения производительности и масштабируемости всей информационной структуры компании, а существующий софт даже при модернизации «железа» уже не справляется с возросшей нагрузкой. Возможно, требуется переход на другую операционную систему для стандартизации ИТ-инфраструктуры или консолидация баз данных компании в одну, необходимо использовать другую или новую версию СУБД.

Одна из актуальных причин миграции — устранение зависимости от западных вендоров, прекративших сопровождать и поддерживать иностранного ПО. Дальнейшая самостоятельная эксплуатация «тяжелых» учетно-расчетных систем, таких как SAP HCM и Oracle HCM, становится все более рискованной практикой.

HRM-системы критически важны для любого предприятия. Ведь кроме учета кадров в них ведется учет затрат рабочего времени персонала, осуществляется расчет заработной платы, налогов и взносов, формируется фискальная отчетность, осуществляется регламентированное взаимодействие с государственными органами. Надо учитывать, что все эти операции необходимо проводить в четком соответствии с законодательством, порядками и форматами регуляторов. Здесь критически важны и быстрая реакция на изменения, и квалифицированная техподдержка — оперативно обеспечивать это могут только российские компании.

TAdviser: Какие задачи стоят перед вами, как перед вендором, в проектах по миграции? Каковы особенности таких проектов?

Евгений Кучик: Сложность миграции HRM-систем состоит в том, что одновременно должны решаться вопросы по оптимизации бизнес-процессов, выбору программного решения, переносу данных, управлению изменениями, настройке технической инфраструктуры и общему менеджменту проекта.

Система «БОСС» поставляется заказчикам как готовое тиражное решение с типовыми настройками. Тем не менее, на каждом предприятии существуют свои особенности, поэтому мы предусмотрели возможности по адаптации: настроечные параметры, системные переменные, дополнительные атрибуты, редактируемые справочники, механизмы кастомизации, такие как: «объекты замещения», открытые алгоритмы расчетов, таблицы входимости, настраиваемые шаблоны, встроенные языки и средства разработки и т.д. Реализовать эти опции и получить систему, максимально соответствующую принятым на предприятии технологиям, методикам и процедурам – для нас это основная задача.

Непременное условие успешного перехода – использование заранее определенной методологии миграции. «БОСС» применяет собственную технологию, которая сконцентрировала накопленные опыт и знания – что «надо» настраивать, что «можно» настраивать и «как». Технология миграции – это конкретный перечень задач, и, если четко ему следовать – результат будет хорошим.

Главная цель такого масштабного проекта – максимально удовлетворить требования заказчика, но при этом остаться в рамках сопровождаемой серийной версии. Применение технологии для миграции на HRM-систему «БОСС» обеспечивает скорость достижения результата, дает возможность планировать загрузку персонала на стороне клиента и минимизировать риски. После получения первичной информации о заказчике и предпроектного обследования, можно достаточно точно оценивать возможный объем типовых работ и уверенно выходить на контрактование.

TAdviser: Как в целом осуществляется такой масштабный проект миграции?

Евгений Кучик: Он реализуется в несколько этапов: предпроектный GAP-анализ, разработка комплекта частных технических заданий, установка и настройка системы, адаптация и кастомизация тиражной версии, миграция данных, обучение специалистов заказчика, перевод системы в опытную эксплуатацию, техническая поддержка и сопровождение промышленной версии.

GAP-анализ проводится для уточнения объема и стоимости работ по миграции на «БОСС». На этом этапе актуализируются подлежащие новой автоматизации бизнес-процессы – посредством интервьюирования их ключевых участников, изучаются предоставленные материалы и уточняются данные. Здесь же – аудит бизнес-процессов кадрового администрирования и расчетов с персоналом, изучаются используемые отчетные формы, интеграционное взаимодействие с другими информационными системами, особенности ролевого доступа пользователей. Кроме этого, технические специалисты определяют состав и объем подлежащих конвертации данных, а также проводят аудит программно-аппаратной архитектуры заказчика. Цель такого анализа состоит в определении областей покрытий и дефицитов предъявляемых требований по отношению к стандартному функционалу HRM-решения.

По итогам формируется отчет, содержащий детальный перечень мероприятий, необходимых для успешной миграции на «БОСС», их стоимость и сроки реализации.

TAdviser: Как сделать проект миграции «под заказчика», ведь существующие условия эксплуатации HR-систем у всех разные?

Евгений Кучик: Повторюсь, одна из главных задач при выполнении работ по миграции – адаптация и кастомизация базовой тиражной версии системы. С клиентом определяются необходимые аддитивные настройки и способы их реализации, учитывающие особенности и потребности бизнеса.

Разрабатывается комплект частных технических заданий, это подробное описание необходимых дополнительных настроек серийной версии системы, а также способов их реализации. Задания формируются по итогам проработки полученных материалов и интервью с ключевыми специалистами заказчика по различным функциональным участкам, при этом детально анализируются способы реализации в новой системе их задач.

Практика показывает, что большинство задач по дополнительному конфигурированию приходится на настройку определенных модулей и блоков, формирование рабочих мест и разграничение прав доступа к данным, а также на создание опциональных выходных форм и настройку бухгалтерских проводок с учетом согласованных аналитик. Кроме этого, обязательно настраивается режим совместного функционирования с другими системами, используемыми заказчиком.

Самая важная часть проекта миграции – перенос данных. Расскажите об этом этапе поподробнее.

Евгений Кучик: Миграция данных играет одну из ключевых ролей в успешном запуске нового HRM-решения. Если информацию не перенести в целевую систему в нужный срок или мигрировать с большим количество ошибок, опытная эксплуатация будет невозможна. 

Поэтому в обязательном порядке осуществляется конвертация данных из HR-блока систем SAP или Oracle в «БОСС»: выверяется содержимое справочников и классификаторов после неизбежного мэппинга — процедура переноса включает сопоставление и преобразование исходных и конечных данных. При этом бывает, что заказчик не настаивает на тотальном переносе всех архивных данных, оставляя их в прежней системе для доступа от случая к случаю. Главное, что обеспечивается требуемый объем актуальных данных – то есть контролируется, что перенесенные данные и выполненные настройки позволяют осуществлять в новой системе основные расчетно-учетные кадровые операции с приемлемым качеством. Перед миграцией оценивается качество данных, их разнообразие, объем, а во время переноса отслеживается перемещение полного, связного, консистентного набора, чтобы можно было гарантировать заказчику плавный переход к работе в новой среде. 

Перенос включает в себя и очистку данных — удаление из исходной системы нерелевантной информации, их выгрузку, трансформацию — преобразование данных в заданный формат, позволяющий использовать их в «БОСС», и последующую загрузку, когда преобразованная информация из SAP переносится в настраиваемую программу. Каждый шаг миграции данных завершается их валидацией, то есть проверкой корректности проведенной обработки, которую обычно проводят представители заказчика.

TAdviser: Обучение пользователей: сильно ли тормозит проект человеческий фактор?

Евгений Кучик: Обучение должно проводится на всех этапах проекта и охватывать все категории сотрудников, привлекаемых к эксплуатации новой системы. Персонал заказчика нужно вовлекать во все работы, проводимые в ходе миграции. Это не только ознакомление с составом и функционалом модулей и приобретение начальных навыков работы с интерфейсом системы, но и изучение внутреннего языка программирования и возможностей самостоятельного расширения функционала.

Специалисты «БОСС» помогают определить программу обучения, состав преподавателей и слушателей, предоставляют часть материалов и курсов в онлайн-формате. Подготовка технических специалистов со стороны заказчика, будущих сопровождающих инженеров, проводится превентивно. Эти сотрудники должны уже на старте проекта знать и понимать архитектуру решения, технологию кастомизации, инструменты и среды программирования, которые предоставляет вендор. Ключевых участников проектной группы из бизнес-подразделений заказчика на старте знакомят с функциональностью системы и взаимосвязью разделов, чтобы они были погружены в контекст на этапе формирования частных технических заданий на настройку.

Обучение же конечных пользователей, наоборот, проводится позже, незадолго до того, как они должны будут по регламентам приступить к опытной эксплуатации. Это происходит на копии реально настроенного нового решения с полностью загруженными актуальными данными.

TAdviser: Опытная эксплуатация – что главное в этом периоде, на что нужно обратить внимание?

Евгений Кучик: Это период, когда специалисты вендора со всеми группами пользователей работают в новой системе: проверяют и делают дополнительные настройки, корректируют перенесенные данные, вводят недостающую информацию, формируют отчеты и смотрят их соответствие законодательным нормам, оптимизируют обязанности и роли сотрудников в системе, собирают и устраняют замечания.

Самый главный момент — опытная эксплуатация не должна длиться бесконечно. Поэтому обязательно составляется «Регламент опытной эксплуатации», где определен конечный перечень работ на этот период, а также условия передачи системы в промышленную эксплуатацию. Период опытной эксплуатации табельно-зарплатного контура системы обычно длится около трех месяцев, что позволяет выверить все тонкости настройки расчетов в параллель с расчетами в старой системе.

TAdviser: И в заключение – как сделать проект миграции успешным?

Евгений Кучик: Прежде всего, стоит выбрать отечественную систему, равную по «силам» западным аналогам. Опираться на проектный опыт и технические возможности вендора. Посмотреть, какие у него клиенты и сколько времени решение существует на рынке.

Демонстративная блокировка работоспособности западного ПО, принудительная остановка облачных решений, утрата возможности получать квалифицированную поддержку уже подтолкнули крупные российские компании к миграции на российский софт.  По своим функциональным возможностям «БОСС» способен полностью заменить зарубежные системы, используемые для автоматизации кадровых процессов на предприятиях и в крупных организациях, особенно подпадающих под понятие субъекта критической инфраструктуры. Решения на базе нашей системы обладают масштабируемостью и способны легко адаптироваться к расширению предъявляемых требований и возрастающим объемам задач, а также соответствуют российским законодательным нормам.

Источник: TAdviser, октябрь