Быстрые победы «Техносилы»

Создание корпоративной информационной системы в компании «Техносила» в очень большой степени опиралось на несколько проектов по внедрению решений SAP для розничной торговли. 

Причем тактика внедрения была не совсем традиционна – в компании прежде всего были развернуты хранилище данных и система отчетности. Связано это со стратегией «быстрых побед», ориентированной на то, чтобы вполне осязаемый для бизнеса эффект был достигнут на ранних стадиях проекта.

Компания «Техносила» активно использует целый букет решений от SAP. Для поддержки активно развивающегося бизнеса в феврале 2006 года специалисты компании приняли решение о внедрении отраслевого продукта SAP for Retail, построенного на основе SAP ERP 6.0. До этого момента ИТ-системы, покрывающие данные бизнес-процессы, в основном базировались на собственных разработках и частично на Microsoft Axapta, внедрённой в компании ранее. К числу унаследованного программного обеспечения относится и система управления работой магазина «Технотрейд», которая в настоящее время к замене не планируется. 

Исполнителем проекта стала компания GMCS. Совместно с консультантами из GMCS специалистам «Техносилы» предстояло построить управление финансами, закупками и сбытом, а также товародвижением, опираясь на решения SAP. К развертыванию функциональности по управлению финансами в компании приступили в начале 2007 года, а закупками и товародвижением – в июле. 

Особенность подхода «Техносилы» к созданию корпоративной информационной системы в том, что параллельно и даже с некоторым опережением по сравнению с внедрением SAP for Retail в «Техносиле» шло развертывание функционала хранилища данных SAP Business Information Warehouse (SAP BW), которое должно было консолидировать в себе данные обо всех текущих транзакциях, обработанных как в SAP for Retail, так и в эксплуатируемых унаследованных системах. 

Кроме того, с июля 2007 года в компании было запущено еще одно инфраструктурное решение SAP – POS Data Management. Его основная задача – организация интерфейса с продуктом «Технотрейд» (управление работой магазина) и сбор первичной информации о продажах из этой системы. С его помощью налажен также важный процесс по синхронизации передаваемых данных о розничных продажах и иной первичной информации (возвраты, передача в другие магазины, внутренние перемещения и пр.) между унаследованными системами, системой SAP for Retail и SAP BW. 

Планы «Техносилы» предусматривают дальнейшее расширение использования продуктов SAP, в том числе внедрение ИТ-поддержки стратегического планирования и управления товарным ассортиментом на базе SAP Merchandise & Assortment Planning, а также прогнозирования спроса и управления пополнением товарных запасов на основе решения SAP Forecasting & Replenishment. 

О компании

Торговая сеть «Техносила» осуществляет розничную и оптовую продажу электроники и бытовой техники. На сегодняшний день является одним из лидеров российского розничного рынка бытовой техники и электроники, занимая долю в 8%. «Техносила» насчитывает 207 магазинов в 154 городах России, из них 101 открыт по франчайзинговой схеме. 28 магазинов расположены в Москве и Подмосковье, а 179 – в российских регионах. За счет постоянной оптимизации ассортимента, внедрения современных логистических и информационных технологий, оптимизации взаимоотношений с поставщиками в 2006 году торговая сеть достигла самых высоких темпов развития в отрасли — порядка 69% в год. Оборот сети по итогам 2006 года составил 1,012 млрд. долларов США, валовая прибыль – 230 млн. долларов США. 

Универсальный столп автоматизации 

О создании корпоративной информационной системы крупного ритейлера мы беседуем с вице-президентом по стратегии компании «Техносила» Леонидом Тюкавкиным. 

Intelligent Enterprise: Одной из особенностей проекта по комп­лексному внедрению решений SAP в вашей компании стало некоторое опережение развертывания аналитического функционала по сравнению с тем, который используется для поддержки бизнес-транзакций. С чем связана такая тактика?

Леонид Тюкавкин: Ведение проекта по автоматизации в крупном динамично развивающемся бизнесе сродни искусству, потому что чистая прагматика, связанная с возможностью получить измеряемый эффект от внедрения, здесь часто соседствует с учетом психологии менеджмента, привычек персонала, творческим отношением к методологии и т. д. Даже когда высший менеджмент компании заинтересован в проекте, поддерживает его и понимает, что получение результата потребует, скажем, трехлетней работы, через два месяца он все равно начнет задавать вопрос: а как там успехи? 

Поэтому в данном случае у нас изначально существовала задумка проактивно подготовиться к тому, чтобы на вопросы подобного рода было что отвечать по существу. Одним из лучших сценариев этой подготовки было признано опережающее развертывание технологий BI, которые дают возможность быстро и без технического посредничества получать нерегламентированную отчетность. А поскольку BI является весьма емким понятием, подчеркну, что в нашем случае речь шла о хранилище данных SAP Business Information Warehouse – SAP BW. 

Кроме того, быстрейшее обеспечение топ-менеджмента, занимающегося чисто коммерческими направлениями деятельности, инструментами извлечения необходимой им информации в предельно оперативном режиме, – это не наша прихоть. Согласно рекомендациям копании Accenture, с которой мы активно сотрудничаем, подобная тактика по сути является обязательным условием достижения успеха бизнес-проекта, рассчитанного на длительный срок. Речь в данном случае идет о так называемых «быстрых победах» (Quick Wins), как раз и ориентированных на то, чтобы пусть и не ассоциируемый напрямую с проектными целями, но вполне осязаемый для бизнеса эффект был достигнут на ранних стадиях проекта. В этом смысле результаты внедрения SAP BW оказываются той самой быстрой победой. Говоря же техническим языком, мы получили хранилище непротиворечивой информации, а также условия, когда отчеты могут быстро и самостоятельно строить непосредственно коммерсанты. 

Вместе с тем при наличии внушительного арсенала первичных данных (а в «Техносиле» именно такая ситуация) любой проект в области BI проводится не только ради быстрых побед. Это фактически вполне независимое направление деятельности, которое предполагает в том числе и достижение важных долгосрочных целей. Известно, в частности, что любое современное промышленное хранилище в состоянии агрегировать данные из разнообразных бизнес-систем, что было и в ближайшее время останется очень актуальной для нашей компании задачей.

В отношении транзакционной ИТ-поддержки мы сейчас ориентируемся на SAP for Retail и постепенно подводим под эту систему автоматизацию основных бизнес-процессов. Вместе с тем пока у нас эксплуатируются и другие системы, а некоторые из них останутся и в будущем. В частности, речь идет о системе автоматизации работы магазина, которая у нас носит название «Технотрейд» и которую мы не собираемся менять. А поскольку процесс консолидации проводится тем легче, чем менее противоречивой оказывается информация из разных ИТ-систем, внедрение хранилища способст­вует и своего рода информационной дисциплине. Даже если до его внедрения информация в данных системах была отчасти противоречивой (а на практике это бывает нередко) и если организация продолжает делать ставку более чем на одну транзакционную систему, после появления хранилища информационная политика в целом должна стать более согласованной. 

Надо сказать, что мои перспективные планы в отношении развития SAP BW выходили за рамки агрегации внутрикорпоративных данных. Мне, в частности, хотелось, чтобы в хранилище в соответствии с определенными процедурами и в автоматизированном режиме закачивались некоторые данные компании GFK, которая владеет информацией о статистике розничных продаж на российском рынке и продает их нам. Если бы это удалось реализовать, мы имели бы фактически полную картину для решения, я думаю, абсолютного большинства аналитических задач развития бизнеса. Кстати, в том числе и тех, которые будут решаться только в будущем. То есть бизнес-эффект от использования хранилища вполне самостоятелен, разнообразен и может быть достигнут как в самое ближайшее время, так и в долгосрочной перспективе. 

Но каким бы самостоятельным ни было направление BI, внедрение Business Information Warehouse все-таки является составной частью работ в сфере комплексного развертывания решений SAP в компании «Техносила»…

Да, это так. И тот факт, что проект по SAP BW идет у нас с некоторым опережением по отношению к внедрению SAP for Retail, имеет весьма позитивные следствия, важные, в частности, и для более качественной имплементации системы. Например, на рынке широко известен принципиальный методический подход к внедрению ERP-систем под названием «большой взрыв» (Big Bang). В соответствии с ним большое количество связанных между собой ключевых функций автоматизации внедряется одновременно, а затем так же единовременно отключаются старые системы и осуществляется переход на новый функционал. Принцип жесткий, но по ряду причин привлекательный. У нас в компании (а скорее всего и в России в целом) подобная практика может быть сильно рискованной. Думаю, что ни менталитет руководства, ни квалификация персонала, ни проектные бюджеты, наконец, не могут способствовать практическому успеху методологи Big Bang. 

Например, одномоментный перевод всех сотрудников на работу в новых экранных формах требует введения некоторых новых процедур. Они могут быть элементарными, как обязательное фактурирование введенных накладных, но так или иначе они существуют. Все это надо объяснить большому количеству сотрудников, и делать это необходимо до тех пор, пока они не перестанут ничего забывать. Я знаю, что западные ритейлеры (в частности, я знакомился с опытом одной датской розничной сети) порой тратят сотни тысяч долларов на специализированное обучение персонала. Мы же опять-таки, как правило, не можем себе это позволить ни по кадровым, ни по бюджетным соображениям. Отмечу, что по данным той же Accenture, которые были нам представлены, западные ритейлеры тратят на проекты по автоматизации от 1,9 до 2,5% от оборота компании, в то время как у нас эта цифра не доходит и до одного процента. 

В этом смысле первоначальное развертывание функционала SAP BW позволило сгладить сложности перехода от предшествующих систем к SAP for Retail. Ведь даже если не придерживаться принципов «большого взрыва» в чистом виде, этот переход к новой ERP-системе всё равно может оказаться болезненным. 

Решение SAP BW здесь как раз играет роль некоего универсального столпа автоматизации, своего рода интегратора данных при работе с текущими системами автоматизации, с системой SAP for Retail, а также в период произвольного сочетания функционала всех этих систем, имеющего место в процессе передачи информационной поддержки. 

Более того, сейчас, с учётом накопленного опыта, даже при всех предпринятых мерах, сглаживающих острые моменты перехода, я сделал бы дополнительные «смягчающие» шаги. В частности, разнес бы во времени внедрение ИТ-поддержки ряда функциональных направлений. В более явной форме разделил бы автоматизацию розничного и оптового бизнеса «Техносилы». 

Хотелось бы, чтобы вы отдельно остановились на механизмах движения и обработки информации при переходе от предшествующих систем к SAP for Retail. Какую, скажем, роль играет решение SAP POS Data Management? 

Наиболее популярной схемой преобразования данных, которая используется в российском розничном бизнесе при внедрении новых транзакционных систем поддержки бизнес-процессов, является непосредственная закачка в них данных из унаследованных систем. Но это, казалось бы, совершенно очевидное решение в тех условиях, когда промышленные хранилища данных (в том числе и от поставщиков ERP-систем) доступны на рынке, с моей точки зрения является неэффективным. 

С одной стороны, реализация механизмов обработки информации, связанных с переходом с одних транзакционных систем на другие, в нашей компании в целом очень проста. В хранилище SAP BW поступают данные из унаследованных бизнес-систем (например, из «Технотрейда»), а также из вновь внедряемых модулей SAP for Retail. Кроме того, теперь, когда началось активное внедрение ERP-решения SAP, данные из старых систем могут поступать в нее и напрямую. 

С другой стороны, такая простота обманчива. Любой этап передачи данных из одной системы в другую при соблюдении гарантий их целостности и непротиворечивости всегда сопряжен с проблемами. А когда и самих систем (включая продукты наших партнеров по цепочке поставок), и данных много, а их перенос осуществляется параллельно с процессами оперативного управления бизнесом, то проблема оказывается тем более существенной. По крайней мере в нашем проекте, несмотря на применение лидирующих в отрасли и, казалось бы, отработанных на тысячах подобных задач прикладных и инфраструктурных систем, мы испытывали весьма заметные трудности с переносом данных. 

В этих условиях очень важными оказываются программные решения, которые хотя бы частично могут снять эти проблемы, а точнее, в значительной степени перевести процесс в автоматизированный режим. Для нас этим решением стал POS Data Management той же SAP. Это не просто некий конвертор данных, а настраиваемое решение, обладающее собственной логикой. В нашем случае оно должно брать исходные данные из наших унаследованных систем, а затем по заранее определенным правилам син­хронно класть их в SAP BW и SAP ERP. При этом очень важно понимать, что здесь мы имеем дело с отработанной логикой преобразования, а не просто с промежуточным буфером. Для иллюстрации этого факта достаточно привести лишь один характерный, хотя и не единственный пример. 

В бизнесе всегда существует и будет существовать необходимость правки данных задним числом, мы не можем это запретить. Эта проблема тем более актуальна, когда на подобные управленческие нюансы накладываются проблемы перекачки данных из системы в систему. И если такая правка была сделана, то POS Data Management позаботится о том, чтобы исправленные документы были син­хронно удалены и из ERP-системы, и из BW, а затем и туда и туда опять-таки синхронно были залиты новые данные. 

Кстати, я не случайно пользуюсь общим термином «исходные данные», хотя само название POS Data Management вроде бы наводит на мысль лишь о данных первичных, получаемых с POS-терминалов. На самом деле через это решение у нас проходят возвраты, передача в другие магазины, внутреннее перемещение, поступление со склада или в сервисный центр и т. д. Хочется также в связи со всем сказанным отметить, что квалифицированных специалистов по инфраструктурным решениям SAP, включая BW, пока на местном рынке явно недостает. 

Насколько все те заделы, которые уже сегодня создаются вами при внедрении SAP BW, будут востребованы в дальнейшем при переходе к новым решениям? 

Общая тенденция здесь, наверное, такова, что впоследствии все больший акцент будет делаться на тех задачах, которые потребуют агрегированной и при этом гарантированно достоверной информации. В качестве исходных здесь будут выступать данные, порождаемые самыми разными процессами деятельности предприятия: розничными и оптовыми продажами, логистикой, инвестиционной работой, внешними данными о состоянии в отрасли и пр. А это опять-таки вопрос организации единого хранилища, равно как и единой политики развития различных транзакционных систем. 

Задачи эти могут быть различными. Например, уже упоминавшаяся Accenture сейчас работает у нас над проектом по созданию стратегии. Здесь имеются в виду задачи моделирования логистической сети: в каких городах, имея, скажем, определенные форматы магазинов с конкретными площадями и зонами подборки, целесообразно открыть распределительные центры и какого типа. Подобные задачи возникают уже на зрелых этапах развития бизнеса, да и соответствующие расчеты, конечно, нельзя назвать элементарными. Более того, существуют программы автоматизации подобного моделирования, а раз это так, то, казалось бы, чего проще поместить сюда исходные данные и получить результат. Но основная проблема как раз состоит в этих самых исходных данных. Если, скажем, вовсе не имея хранилища начать вынимать их из различных систем, тут же возникнет масса противоречий, не позволяющих сразу (да и наверняка в ближайшем будущем) использовать эти данные в качестве исходных для моделирования. Здесь безусловно единое и правильно заполненное хранилище окажется серьезным плюсом. 

Кроме того, в наших ближайших планах – внедрить решения SAP в области прогнозирования и пополнения запасов, а также управления ассортиментом (SAP Merchandise & Assortment Planning). При реализации этих решений могут потребоваться достоверные данные, полученные и консолидированные от многих функциональных направлений деятельности компании, а также из внешних источников. 

Мнение консультанта 

Наталья Илюхина, 

руководитель направления BI департамента продуктов SAP, компания GMCS: 

Внедрение SAP POS Data Management в «Техносиле» – один из первых таких проектов в России. В отсутствие аналогичного опыта на отечественном рынке мы выполнили сложную настройку приложения: решение позволяет проводить многоуровневую проверку отчетов магазинов о проданной и обмененной технике по коду товара, номеру чека и т. д. Ноу-хау GMCS – разработанный механизм оповещения магазинов о совершенных ошибках. Результат – исправления вносятся в течение одного-двух дней против прежних одного-двух месяцев. Ежедневно обновляемые данные автоматически поступают и в SAP BW, и в SAP ERP. В целом внедрение системы SAP осуществлялось нами в тесном взаимодействии с внутренней командой «Техносилы». Непосредственное участие в проекте технически грамотных и компетентных консультантов клиента, активное вовлечение функциональных руководителей и поддержка со стороны топ-менеджмента позволили снизить риски, связанные с внедрением и запуском новой системы. Нестандартная схема автоматизации, необходимость проведения трудозатратной, но очень важной для качества учета и отчетности выверки существующих данных, которую GMCS провела дополнительно, не помешали завершить внедрение в намеченные сроки и стали особенностями проекта.