Библиотека успешных ИТ-кейсов: GMCS и «Техносила»

Внедрение интегрированного решения SAP for Retail 2005* в ООО «Спектр» и автоматизация сбора, консолидации и анализа данных торговой сети «Техносила» с использованием SAP POS DM компанией GMCS.

До принятия решения о внедрении ИТ-системы на базе SAP торговая сеть «Техносила» (под управлением ООО «Спектр») использовала в качестве основной учетной системы программный продукт Axapta. Внедрен он был достаточно давно, в 2002 году, когда о масштабной региональной экспансии розничной сети магазинов бытовой техники и электроники «Техносила» говорить не приходилось: 23 из 32 магазинов тогда были сосредоточены в столице. Однако сеть бурно развивалась (оборот в 2002 году составлял 280 млн долл., в 2005 году – около 600 млн долл.). Несмотря на внедренную ERP-систему, менеджеры компании не были удовлетворены тем, как осуществлялся управленческий учет. По словам представителей Техносилы, внедренная Axapta не охватывала весь процесс товародвижения: закупаемые товары отражались в системе до момента отгрузки со складов в Москве, а дальнейшая «жизнь» товара учитывалась в отдельных приложениях, например, в установленных в магазинах Техносилы фронт-офисных программах cобственной разработки – «Технотрейд».

Таким образом, перемещение товара отражалось в нескольких базах данных, что приводило к несоответствиям и ошибкам (например, сложности с учетом возникали в случаях, когда внезапно менялся адрес доставки – вместо одного магазина фуру направляли в другой). Разрозненные данные из систем сливались в итоге в общую базу данных – Data Warehouse на основе СУБД Oracle (входит в комплекс DW). Помимо непосредственно базы данных, DW содержал ряд программ на базе Delphi и покрывал некоторые не охваченные Axapta функциональные области. Выстроенная таким образом модель учета не устраивала ни бухгалтеров, ни топ-менеджмент: первые испытывали трудности при сведении баланса по 41 счету («Товары»), вторых не устраивало то, что в системе Axapta не отражался полный цикл учета движения товара. «К тому же технология учета была «заточена» под юридические лица: проводки отражались правильно с точки зрения бухгалтерии, однако эта информация (о перемещении закупаемого товара между разными юрлицами) не обеспечивала наглядного представления о реальном движении товара. Это создавало трудности при принятии управленческих решений в процессе осуществления логистических операций», – поясняет ведущий бизнес-аналитик сети «Техносила» Евгений Пирогов.

Учитывая эти существенные недостатки, руководство Техносилы приняло решение о переходе на другую технологическую платформу. Выбор стоял между SAP for Retail 2005 и Oracle Retail, и в конечном итоге чаша весов склонилась на сторону отраслевого решения SAP, внедрение которого началось в мае 2006 года. В качестве подрядчика была выбрана компания GMCS.

Нестандартность реализации проекта в Техносиле заключалась в том, что было решено параллельно с внедрением транзакционной ERP-системы внедрять систему аналитической отчетности SAP Business Warehouse (SAP BW), включающую приложение SAP POS Data Management (SAP РОS DM). Этот компонент используется для оперативного закачивания в SAP информации о продажах из фронт-офисной системы «Технотрейд», установленной в каждом магазине. Стороны разделили обязанности следующим образом: внедрение классических модулей SAP осуществлялось проектной командой, состоящей из сотрудников заказчика и подрядчика, при этом проект BW осуществлялся исключительно силами GMCS.

При передаче данных о продажах из магазинов проверка этих данных с точки зрения бизнес-логики осуществляется SAP POS DM. В случае обнаружения ошибки информация об этом приходит в виде сообщения по электронной почте менеджерам магазина, после чего начинается исправление ошибок. Выверенная (и при необходимости откорректированная) информация в свою очередь поступает в контур оперативного учета, т. е. в ERP-систему. По словам заместителя директора департамента продуктов SAP компании GMCS Андрея Сапожкова, благодаря параллельному внедрению решения SAP POS DM и основного функционала SAP for Retail стало возможным загружать в ERP уже выверенные данные.

Решение SAP POS DM обеспечивает корректными данными не только транзакционную систему, но и само хранилище данных – BW, – используемое для анализа и планирования (в основном отчетами из BW пользуются коммерческий, финансовый, аналитический департаменты). Проверенные данные используются при построении отчетов с применением средств онлайновой аналитической обработки данных (OLAP).

При внедрении транзакционной системы (ERP) в сети «Техносила» было решено начать с модулей для финансистов – FI и CO, – внедренных в начале 2007 года. Таким образом, у менеджмента появилась возможность строить управленческий баланс компании и контролировать в SAP плановые и фактические показатели расхода средств. Полноценный запуск ERP-системы произошел несколько позже – 1 июля 2007 года. К этому моменту была внедрена функциональность внешней и внутренней логистики и отключена использовавшаяся ранее система Axapta.

«Товарный учет реализован в SAP таким образом, что при заказе на перемещение и движении товара наши логисты могут почти не задумываться о том, между какими юридическими лицами осуществляется перемещение, – рассказывает Илья Королев, руководитель проекта SAP компании «Техносила». – Понятие «завод» (то есть склад или магазин – прим. «Эксперта РА») соответствует физическому объекту, и благодаря этому сотрудник отдела логистики может легко отслеживать реальное перемещение товара». А это, в свою очередь, позволяет более гибко планировать поставки и продажи в регионах. В частности, теперь любой магазин сети «Техносила» имеет возможность заказывать и продавать товар со склада в Москве, в то время как раньше технологии позволяли региональным магазинам продавать (помимо собственных остатков) товары только из соседних магазинов или с местного склада. На экране монитора логист московского офиса может видеть, к примеру, детальную информацию о движении фуры с товаром в магазин Воронежа, в том числе узнать, что машина отправлена и находится в пути, что еще идет подборка товара на складе, узнать время выезда, вид груза, имя водителя, увидеть накладную и др. Информация о товаре передается из SAP в используемую в магазинах систему «Технотрейд», благодаря чему менеджеры на местах могут заранее подготовить место на складе или в торговом зале. Также разработан интерфейс передачи данных о товародвижении из SAP в программу 1С, используемую для ведения налогового и бухгалтерского учета.

Одним из результатов внедрения SAP for Retail 2005 в компании «Техносила» стало повышение уровня контроля над деятельностью магазинов по списанию остатков. Ни один магазин не может теперь списать товар без заказа, созданного в SAP. Таким образом руководство сети жестко контролирует уменьшение остатков товара. Ранее, когда в торговой сети не было единой транзакционной системы, остатки в магазине мог самостоятельно списать один-единственный менеджер магазина.

Успешно внедренный комплекс SAP пока не охватил такие области как расчет розничных цен, закупка оборудования, планирование закупок товара, планирование распределения по магазинам хранящейся на складе продукции. По состоянию на конец 2007 года для осуществления этих операций еще использовался DW – комплекс, разработанный силами ИТ-специалистов Техносилы. Автоматизация данных процессов в рамках SAP стоит в планах на 2008 год.